Yönergeler
Resmî kaynak: https://kms.kaysis.gov.tr/Home/Goster/139757
1
T.C.
GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI
BİLGİ SİSTEMLERİ İLE İLGİLİ
TALEPLERİN DEĞERLENDİRİLMESİ, UYGULANMASI
VE RAPORLANMASI
YÖNERGESİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
MADDE 1 – (1) Bu Yönerge, Bakanlığımız bünyesinde yürütülmekte olan hizmetlerin
elektronik ortamda sunulması amacıyla üretilecek yeni uygulama yazılımları ile
hâlihazırda kullanılmakta olan uygulamalara ilişkin yazılımların, güncelleme ve
değişiklik taleplerinin tek bir noktadan alınarak karşılanması, izl enmesi, kayıt altına
alınması, değerlendirilmesi ve karara bağlanması amacıyla hazırlanmıştır.
(2) Bu Yönerge, Bakanlığımız bünyesinde yer alan Bilgi ve İletişim Teknolojileri
alanındaki yazılım projelerinin daha etkin yürütülmesi, kaynakların daha etkin v e
verimli bir şekilde kullanılması, yazılım ve veri sahipliğinin belirlenmesi, yazılım
değişikliklerinin takibi, yazılımlar ve ilgili olduğu mevzuat arasındaki uyumun
sağlanması, alınan taleplerin sunulan hizmetle ilgili olarak kurum zararı, zaman
kaybı ve ya hak kaybı gibi olumsuzluklara sebep olmayacak şekilde
önceliklendirilmesini içermektedir .
İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar uyarınca belirlenen Kamu İç
MADDE 2 – (1) Bu Yönerge, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Kuruluş ve Görevleri
Hakkındaki 640 sayılı Kanun Hükmünde Kararnamenin 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim
ve Kontrol Kanununun uyarınca hazırlanmıştır.
MADDE 3 – (1) Bu Yönergede geçen;
(a) Bakanlık: Gümrük ve Ticaret Bakanlığını,
(b) BİDB: Bakanlık Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığını,
(c) Birim: Bakanlık ilgili birimlerini,
(ç) Birim Yetkilendirilmiş Kullanıcısı: Her bir birimde, birime ait talepleri toplayarak
Talep Yönetim Uygulamasına talebi iletecek olan kişi ya da kişileri,
(d) Görev: İş Planına göre taleplerin yerine getirilmesi için yapılan BİDB personeli
görevlendirmesini,
(e) İş Planı: Taleplerin yerine getirilmesi için BİDB tarafından yapılan planlamayı,
2
(f) Onaylanmış Talep Listesi: Talep Yöneticisi veya değerlendirme sonucunda
Yönlendirme ve Değerlendirme Komisyonu tarafından olumlu olarak değerlendirilerek iş
planına alınmış taleplerini,
(g) Proje Ekibi: BİDB yönetiminde, BİDB yazılım uzmanları ile yazılımın sahibi olacak
yazılım/veri sahibi ve ihtiyaç duyulması halinde ilgili diğer birimlerin personellerinin
katılımıyla oluşturulan ve talepleri karşılamakla sorumlu ekibi,
(ğ) SRS: Sistem Gereksinim Dokümanını,
(h) Talep : Birim tarafından yönetici onayı ile sunulacak olan, mevcut ya zılım
sistemlerine ait ilaveler ile uygulama esnasında karşılaşılabilecek hatalar, iş süreci
veya mevzuat gereklilikleri ile oluşabilecek değişiklikler veya yeni gereksinimler
gibi her türlü yazılımsal taleplerin BİDB tarafından belirlenmiş formatta Talep
Yönetim Uygulamasına Birim tarafından açılacak elektronik kaydını (Form 1 –
Talep Formu),
(ı) Talep Listesi: Talep Yönetim Uygulaması üzerinde oluşturulan taleplerin belirli bir
tarih itibariyle raporlanmış halini,
(i) Talep Yöneticisi: Birimlerden gelen taleplerin ön değerlendirmesini şekil ve
yazılıma uygunluk açısından kontrol edecek olan BİDB tarafından görevlendirilen
kişi veya ekibini,
(j) Talep Yönetim Uygulaması (TYU): Birim Yetkilendirilmiş Kullanıcısı tarafından
elektronik ortamda Talep Kayıt Formu doldurulması ile talebin oluşturulması, Yönetici
tarafından oluşturulan talebin onaylanarak talebin iletilmesi, Talep Yöneticisi tarafından
iletilen talepler için değerlendirilme yapılabilmesi ve taleplerin takip edilmesi imkânı
sağlayan elektronik ortamı,
(k) Yazılım/Veri Sahibi: Bakanlığımız faaliyetlerinin etkin bir şekilde yürütebilmesi
için geliştirilen yazılımın/verinin sahibi olan ilgili birimi veya birden çok birimi
ilgilendiren geniş kapsamlı projelerde BİDB ’nin bağlı olduğu Müsteşar Yardımcısı
başkanlığında ilgili birim amirlerinden oluşturulacak komisyon tarafından karara
bağlanacak birimi,
(l) Yönetici: Birim yöneticisini,
(m) Yönlendirme ve Değerlendirme Komisyonu: BİDB’nin bağlı olduğu Müsteşar
Yardımcısı başkanlığında, BİDB Başkanı ve ilgi li Birim Yöneticilerinden oluşan
komisyonu ifade eder.
3
İKİNCİ BÖLÜM
Talep Süreci
MADDE 4 – (1) Tüm talepler, talepte bulunan Birim Yetkilendirilmiş Kullanıcısı
tarafından ek Talep Formunda belirlenen 1 -10 no.lu alanlardaki bilgilere göre eksiksiz
olarak TYU üzerinden doldurulması ile oluşturulur.
(2) Talep kapsamında yapılacak geliştirme, düzenlemeler ve veri üzerinde yapılacak
değişiklikler konusunda talebin hizmet standartlarının ve iş süreçlerinin belirlenmesi
ilgili bir im tarafından etki analizi yapılarak iş akışları çıkartılarak SRS
oluşturularak/güncellenerek ek Talep Formu üzerindeki ilgili alanlar doldurulmalıdır.
(3) Oluşturulan talepler uygun bulunduğu takdirde Yönetici tarafından onaylanır.
(4) Taleple ilgili olabilecek ek bilgi ve belgeler ek Talep Formu ilgili alanında beyan
edilmelidir.
(5) Birden fazla uygulamayı ilgilendiren düzenlemelerde, her projeye ayrı ayrı talep açılır.
(6) Yeni projelerin başlangıç talebi EBYS üzerinden başlatılarak iş süreçleri TYU
üzerinden devam edilmelidir.
MADDE 5 – (1) Talep Yönetim Uygulaması üzerinden onaylanan talepler değerlendirilmek
üzere Talep Yöneticisi ekranında listelenir.
(2) Talep Yöneticisi, gelen talepleri değerlendirerek ek Talep Formundaki 1 1 ve 12
no.lu alan bilgilerini doldurur.
(3) Bu çerçevede gelen talepler birleştirilebilir, mükerrer/zaten mevcut şeklinde
işaretlenebilir, önceliğini değiştirebilir, ileri bir tarihe ertelenebilir, bir proje
kapsamına alınabilir, varsa dış kaynak ihtiyacı tespit edilebilir veya eksik bilgi, ilgili
dokümanların eklenememesi gibi durumlarda reddedilebilir.
MADDE 6 – (1) Y azılım süreçlerinin zaman maliyeti ve teknik uygulanabilirliği
değerlendirilerek, gerekli yazılım çalışmasının süresi BİDB ile sorumlu birim arasında
görüş birliği ile belirlenir ve mevzuat hükümlerine göre yürürlük süreleri aksamaya
sebebiyet vermeyecek şekilde belirlenir.
(2) BİDB’nin değerlendirilen taleplerle ilgili olarak birimler arasında ihtila f bulunması
ya da BİDB’ce önceliklendirme yapılamaması durumunda;
(a) Talep, BİDB Yönlendirme ve Değerlendirme Komisyonu’na iletilir.
(b) Yönlendirme ve Değerlendirme Komisyonu, talebi inceler, birimlerin açıklamalarını
alır ve önerilere ilişkin karar verir.
4
(c) Yönlendirme ve Değerlendirme Komisyonu talepleri onaylayabilir, reddedebilir,
uygun süre vererek eksikliklerin giderilmesini veya yeniden düzenlenmesini ya da farklı
projeler altında birleştirilerek ele alınmasını isteyebilir, önceliğini değiştirebilir.
(ç) Yönlendirme ve Değerlendirme Komisyonu kararı, talebin reddedilmesi yönünde ise
Talep Yöneticisi tarafından TYU üzerinde mezkûr talep için açıklama bilgisi girilerek
“Kapandı” olarak kayıt düşülür.
(3) Talep değerlendirmesi uygun bulunan talepler için, Talep Yöneticisi tarafından ek
Talep Formunun 13-16 no.lu alan bilgileri doldurulur.
(4) Talebin dış kaynak yolu ile temin edilmesi yönünde bir değerlendirme yapılması
durumunda 2017/1 sayılı Bakanlık Bilişim Hizmetleri Genelgesinin 3 üncü m addesi
hükmüne göre işlem yapılır.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
İzleme ve Değerlendirme
MADDE 7 - (1) Taleplerin kayda alınmasından itibaren kapanış tarihine kadar izlenip
raporlanması TYU üzerinden temin edilir.
(2) Taleplerin gerçek ortama aktarılmadan önce test ortamında tüm senaryolar dikkate
alınarak test edilmesi ve değerlendirilmesi ile ilgili süreçler BİDB ve uygulama sahibi
birim tarafından yürütülür. Taleplerin durumu, TYU üzerinden BİDB tarafından
verilecek erişim yetkilerine bağlı olarak süreç içinde rol alan her birim tarafından
izlenebilir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Organizasyon Yapısı, Görev ve Sorumluluklar
MADDE 8 – (1) Yöneticinin görevleri şunlardır:
a) Birim ile ilgili talepleri gözden geçirmek ve onaylamak,
b) BİDB tarafından talebin gerçekleştirilmesi sırasında ihtiyaç duyulabilecek konu
ile ilgili birim uzmanını görevlendirmek,
c) Talep edilen uygulama kapsamında; ihtiyaç duyulması halinde iş birimlerinin
de sürece dâhil o lduğu ihale sürecinde konunun uzmanını görevlendirmek,
ç) Onaylanan taleplerin talep durumlarını takip etmek.
Talep yöneticisinin görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 9 – (1) Talep Yöneticisinin görevleri şunlardır:
a) Gelen taleplerin değerlendirmesini yapmak;
b) Birimlerden gelen yazılım güncelleme ve değişiklik taleplerinin ön
değerlendirmesini, şekil ve yazılıma uygunluk açısından kontrol etmek;
c) Gelen talepler için gerektiğinde durum değişikliği yapmak.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Diğer Hükümler
MADDE 10 – (1) Talep kapsamı işlemelerin tamamlanmasına müteakip uygulamanın
devreye alınması, ilgililere duyurulması ve işleyişle ilgili gerekli desteğin sağlanması
Talep Sahibi/Uygulama Sa hibi Birim sorumluluğundadır.
MADDE 11 – (1) Bu Yönergede hüküm bulunmayan veya tereddüde düşülen
hallerde Yönlendirme ve Değerlendirme Komisyonu’nun görüşü alınır.
MADDE 12 – (1) Bu Yönerge Makam Onayı ile yürürlüğe girer.
MADDE 13 – (1) Bu Yönerge hükümlerini Bilgi İşlem Dairesi Başkanı yürütür.
6
Yönerge Ekleri
Form-1: GTB Talep Formu
1. Talep No: Talep Yönetim Uygulaması tarafından verilen numara.
2. Talep Tarihi: Talep kaydının yapıldığı zaman.
3. Onay Tarihi: Talep Yöneticisi tarafından onaylandığı tarih.
4. Talep Açıklaması: Talep hakkındaki bilgilerin girileceği ve talebin tanımlanacağı
bölüm.
5. Talep Gerekçesi: Talebin gerekçesi (Mevzuat dayanağı vb.).
6. Ek Bilgi ve Belgeler: Talebe ilişkin yapılan ön çalışmalardaki dokümanlar, iş akışları,
SRS dokümanı vb.
7. Beklenen Teslim Tarihi: Talebin beklenen teslim tarihi. Talebi oluşturan tarafından
belirlenir.
8. İlgili Yazılım: Talebin hangi yazılım modülü ile ilgili olduğu yazılacaktır. Talebi
oluşturan tarafından belirlenir.
Örnekler:
Taşıt 1 Uygulaması
Portal Uygulaması
Mobil Uygulaması
9. Talep Eden: Talebi oluşturan kişi.
10. Talep Eden Birim: Talep edenin bağlı bulunduğu birim.
7
Talep Kategorisi
Kategori Açıklama
Program Hatası
Uygulama Değişikliği
Liste/Rapor
Veri Düzeltme
Mevzuat değişikliği
Üst Yönetici talebi
11. Talep Önceliği: Talebin önceliği hakkında “Kritik”, “Normal”, “Kritik Değil”
öncelik seçimleri talep değerlendirme aşamasında Talep Yöneticisi tarafından
belirlenir.
12. Talep Durumu: Talebin gerçekleşme durumu hakkında bilgi vermektedir. Bu alan
sistemde İş Emri / Onay durumlarına göre eşleşecek aşama bilgisini otomatik
oluşturacaktır.
Kategori Açıklama
Alındı
BİDB tarafından değerlendiriliyor
Başka taleplerle birleştirildi Birleştirildiği talep numaraları burada
işaretlenir.
Bir proje kapsamına alındı Proje kodu ile ilişkilendirilir.
Dış kaynak yöntemiyle çözülmesi gerekir Maliyet tahmini, ihale süresi, bakım ve
garanti kapsamı buraya yazılır.
İleri bir tarihe ertelendi Tahmini tarih yazılır.
Önceliği değiştirildi Kritiklik seviyesi değiştirildi ise bu alan
otomatik doldurulur.
Mükerrer talep İlgili Talep No referansı verilir.
Uygulama zaten mevcut
Yapılamaz
Yönlendirme ve Değerlendirme Komisyonu’na
iletildi
BİDB, talebin Yönlendirme ve Değerlendirme
Komisyonu tarafından görüşülüp karara
bağlanmasını talep edebilir.
Yönlendirme ve Değerlendirme Komisyonu kararı -
kabul
Yönlendirme ve Değerlendirme Komisyonu kararı -
8
Kategori Açıklama
red
BİDB tarafından planlandı İş emri oluşturuldu
Görev ataması yapıldı Talep Yönetim Uygulaması üzerinden iş emri
oluşturuldu ise bu alan otomatik olarak
işaretlenir.
Kapandı Fiili iş bitirme tarihi girildiğinde bu alan
otomatik olarak işaretlenir.
13. İş Emri: BİDB yönetimi tarafından görevlendirilen ekip veya kişi, sistemden atanacak
bir iş emri numarası ile burada yer alır.
14. Tahmini İşe Başlama ve İşi Bitirme Tarihi: BİDB tarafından görevlendirilen ekip
veya kişi tarafından öngörülen işin başlama ve bitme tarihidir.
15. Fiili İşe Başlama v e İşi Bitirme Tarihi: Talebi karşılamak üzere gerçekleştirilen iş
emrine başlama tarihi işe başlama tarihini, bitirme ise talebe bağlı iş emrinin
tamamlandığı tarihtir.
16. Talep İlişkileri: Talebin önceki taleplerle olan ilişkileridir.