Yönergeler · No: 24394311
Resmî kaynak: https://kms.kaysis.gov.tr/Home/Goster/140491
KAYITLI ELEKTRONİK POSTA (KEP) HESABI
KULLANIMI HAKKINDA YÖNERGE
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
MADDE 1 - (1) Bu Yönergenin amacı; Bakanlıkta Kayıtlı Elektronik Posta (KEP)
hesabının kullanımına ilişkin usul ve esaslarını belirlemektir.
MADDE 2 - (1) Bu Yönerge, Bakanlığın merkez, taşra, döner sermaye ve yurt dışı
birimlerini kapsar.
MADDE 3- (1) Bu Yönerge, 11/2/1959 tarihli ve 7201 sayılı Tebligat Kanununun 7/a
maddesi, 19/1/2013 tarihli ve 28533 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Elektronik Tebligat
Yönetmeliği, 25/8/2011 tarihli ve 28036 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kayıtlı Elektronik
Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümlerine dayanılarak
hazırlanmıştır.
MADDE 4- (1) Bu Yönergenin uygulanmasında;
a) Bakanlık: Gümrük ve Ticaret Bakanlığını,
b) BİDB: Bakanlık Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığını,
c) Birimler: Bakanlığın merkez, taşra, döner sermaye ve yurt dışı birimlerini,
ç) EBYS: Elektronik Belge Yönetim Sistemini,
d) Elektronik tebligat: 7201 sayılı Tebligat Kanununda belirtilmiş olan tebligat türünü,
e) Hesap sahibi birim: Adın a Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hesabı tahsis edilen
Bakanlık birimini,
f) İşlem yetkilisi: Hesap Sahibi Birim tarafından belirlenen KEP hesabına ilişkin
işlemleri birim adına yapmaya yetkili kişiyi,
g) Kayıtlı Elektronik Posta (KEP): Elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dâhil
olmak üzere kullanımına ilişkin olarak hukukî delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli
şeklini,
ğ) Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcı (KEPHS): 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı
Türk Ticaret Kanunu kapsamındaki yetkilendirme çerçevesinde KEP sistemi kurmak ve
işletmek için kurulan anonim şirket ile başvuru yapması ve gerekli koşulları sağlaması hâlinde
11/2/1959 tarihli ve 7201 sayılı Tebligat Kanununun hükümlerine göre elektronik ortamda
tebligat yapmaya yetkili kılınmış idareyi,
h) KEP hesabı: Orijinal ileti gönderme ve alma ile KEP iletisi alma yeteneğine sahip
KEP sisteminde oluşturulan elektronik posta hesabını,
ı) KEP Sistemi: Elektronik iletişim platformları aracılığıyla gerçekleşen, gönderildi ve
alındı onayları da dâhil olmak üzere KEP iletilerinin tüm süreçlerine ilişkin olarak KEP delili
oluşturulması, güvenli bir şekilde kimlik tespi ti yapılması, KEP hesabı, KEP rehberi ve arşiv
hizmetleri verilmesi gibi işlevlere sahip sistemi,
i) SGB: Bakanlık Strateji Geliştirme Başkanlığını,
ifade eder.
MADDE 5 – (1) Bu Yönergenin uygulanmasında aşağıdaki ilkeler göz önüne alınır:
a) Bilgi güvenliğinin sağlanması,
b) Kişisel verilerin korunması,
c) Birlikte çalışabilirlik,
ç) Hizmet kalitesinin sağlanması,
d) Uluslararası standartların sağlanması.
İKİNCİ BÖLÜM
Sorumluluk
MADDE 6 – (1) Bu Yönergenin uygulanmasında Ba kanlık birimlerinin görev ve
sorumlukları şunlardır:
a) KEP sistemi, bir elektronik iletinin tarafları veya muhatapları arasında KEP hesabı
vasıtasıyla hukukî ve teknik güvenliğe sahip bir şekilde gönderilip alınmasını sağlamak ve
güvenli iletişimde bulunmak gibi amaçlarla kullanılır.
b) İşlem yetkilisi hesap sahibi birim amiri tarafından belirlenir.
c) BİDB’ye mevcut hesap işlem yetkilileri ve değişiklikler bildirilir.
ç) KEP hesabı işlem yetkilisinin idareden ayrılması durumunda ya da hesap sahibi birim
amirinin ilgili kişiyi değiştirmek istemesi durumunda ilgili değişiklik, ilgili birim tarafından
BİDB bilgilendirilerek ve KEPHS’ye başvurularak yapılabilir.
d) Hesap sahibi birimde çalışan bir personelin işlem yetkilisi olarak bulunması
zorunludur. İşlem yetkilisinin ücretsiz izin alması, uzun süreli rapor alması, tayin olması ya da
idari herhangi bir gerekçeyle birimden ayrılması durumunda işlemlerin aksamaması için işlem
yetkilisi idare tarafından değiştirilir. Hesap sahibi birim ihtiyaç halinde işlem yetkilisini
değiştirebilir. Bu değişim ilgili KEPHS ve BİDB’ye bildirilir. Hesap sahibi birim, işlem
yetkilisi ve ya kurum bilgilerinde (vergi no, adres, iletişim bilgileri vb.) değişiklik olması
durumunda KEPHS ve BİDB’ye bildirimde bulunur.
e) Hesap sahibi birimde çalışan işlem yetkililerinin kısa süreli rapor ya da izin almaları
durumunda hesap sahibi birim, işlemleri takip edecek bir personeli görevlendirmekle
sorumludur.
f) İşlem yetkilisi değişikliklerinde yeni görevlinin hesabı KEPHS ve BİDB tar afından
sisteme kayıt edilmeden eski görevlinin iptal işlemleri gerçekleştirilemez.
g) Hesap sahibi birimde işlem yetkilisi haricinde en az 1 personele hesap sahibi birim
tarafından KEPHS aracılığı ile KEP yetkisi tanımlanır.
ğ) Gönderinin niteliği (tebl igat, resmi yazışma vb.) EBYS üzerinden yazıyı olu şturan
görevli tarafından doğru seçilir, onaylayan görevli tarafından da kontrol edilir.
h) KEP Hesaplarının işlevsellik yönetimi ile postaların gönderimi ve gönderilen
postaların takibi hesap sahibi birim ve işlem yetkilisinin sorumluluğundadır.
ı) KEP Hesabına gelen postaların takibi ve kanuni süreler içinde işleme alınması hesap
sahibi birim ve işlem yetkilisinin sorumluluğundadır.
i) Hesap sahibi birim tarafından KEP hesabının depolama alanının yetersiz kalması
durumunda KEPHS’ye başvuru yapılarak artırımda bulunulabilir.
j) KEPHS usul ve esasları ile mevzuatı takip etmek ve bunlara uymak hesap sahibi birim
amirleri ve işlem yetkililerinin sorumluluğundadır.
k) Hesap işlem yetkilileri KEP hesabına ilişkin şifrelerin karmaşık yapıya sahip
olmasından ve korunmasından sorumludur.
l) Hesap sahibi birim KEP hesabının kullanımda olması ve sürekliliğini sağlamakla
yükümlüdür.
m) Hesap sa hibi birim ve işlem yetkilileri , gelen KEP iletilerini idaren in kullandığı
EBYS’ye aktarmak ve mevzuata uygun şekilde iletinin gereğini yapmakla sorumludur.
n) KEP hesabı üzerinde gerçekleştirilen tüm işlemler kayıt altına alınır. KEP hesabı
yasalara ve mevzuata aykırı olarak ve amacı dışında kullanılamaz.
o) Elektronik Tebligat, muhatabın elektronik tebligat adresine ulaştığı tarihi izleyen
takvimin beşinci günün sonunda tebliğ edilmiş sayılır.
ö) KEP adresi kullanılarak KEP sistemi dışında herhangi bir e-posta adresine ileti
gönderilemez.
p) Hesap sahibi birim ve işlem yetkilisi hesap sağlayıcısı ile imzalanan KEP kullanımına
ilişkin sözleşmelerde belirtilen hükümlere ve koşullara uyar.
r) Hesap sahibi birimin, KEP hesabıyla ilgili herhangi bir sorun durumunda ya da görüş
için KEPHS ile doğrudan iletişime geçmesi gerekir.
s) 7201 sayılı Tebligat Kanununun hükümlerine göre yapılan Elektronik Tebligatlar,
PTT KEP aracılığıyla e -yazışma ve normal posta sınıfına giren yazılar ise anlaşma yapılan
hesap sağlayıcıya ait KEP adresleri üzerinden gönderilir.
ş) Tebligat olmayıp normal posta sınıfına giren yazıların, sistem üzerinden Resmi
Tebligat Şablonuyla gönderilmemesi gerekir. Bu tür hatalı gönderimlerden hesap sahibi birim
ve işlem yetkilisi sorumludur.
t) Bakanlık KEP hesabına gelen iletilerin ilgili birimlere dağıtımı Bakanlık Destek
Hizmetleri Dairesi Başkanlığına bağlı Genel Evrak Birimi tarafından yapılır.
MADDE 7 – (1) KEP hesabına para yatırılması/faturalarının ödenmesi ve benzeri diğer
ücretlerin ödenmesi hesap sahibi birim veya BİDB tarafından gerçekleştirilir.
(2) Hesap sahibi birim gönderilen KEP iletilerinin (ön ödemeli dahil) EBYS’deki ve
faturadaki adetlerinin doğruluğunu kontrol etmekle yükümlüdür. Uyuşmazlık durumunda ilgili
KEPHS’ye itiraz etmek hesap sahibi birimin sorumluluğundadır.
(3) KEP hesabının EBYS üzerinden kullanılması esastır. Hesap sahibi birimler, KEP
hesaplarının EBYS üzerinden kullanılamadığı durumlarda, doğrud an KEP hesabından ileti
gönderebilir ve gelen/giden iletilerin takibini yapabilir.
(4) Hesap sahibi birimler, postanın iletileceği idare ya da kurumun KEP hesabı
bulunması durumunda ilgili postayı elektronik ortamda KEP hesabı aracılığı ile gönderebilir.
(5) Hesap sahibi birim , yıllık gönderilen or talama tebligat adedini ve diğer posta
adetlerini belirleyip bu miktara göre KEPHS’den alım yapabilir.
MADDE 8- (1) EBYS’de ana menü yeni taslaklar bölümünde tanımlı “kep şablonları”
kısmında yer alan “Resmi Yazışma Şablonu” nun resmi kurumlara gönderilecek evraklar için,
“Resmi Tebligat Şablonu” nun gerçek ve tüzel kişilere yapılacak tebligatlar için, “KEP İletisi
Şablonu” nun ise resmi kurumlara, gerçek ve tüzel kişilere yapılması gereken tebligat işlemleri
dışında kalan yazışmalar için kullanılması esastır.
(2) SGB, şablonların kullanımına ilişkin her türlü düzenleme yapmaya yetkilidir.
MADDE 9- (1) Ücretlendirme alınan hizmetlere ilişkin yapılan sözleşmelerde belirtilen
tutarlara göre yapılır.
MADDE 10 – (1) İşlem yetkilisinin, KEP hesabına erişerek gelen iletileri kontrol etmesi
esastır.
(2) Mücbir sebepler dışında KEP hesabına erişilmemesi durumunda aynı iş günü içinde
gelen iletinin ertesi iş günü hesap sahibine ulaştığı ve okunduğu kabul edilir.
MADDE 11 - (1) Bu Yönergenin uygulanmasında ortaya çıkabilecek sorun ve
tereddütleri gidermeye BİDB yetkilidir.
(2) Bu Yönergede yer almayan hususlarda E lektronik Tebligat Yönetmeliği ve Kayıtlı
Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümleri uygulanır.
MADDE 12 - (1) Bu Yönerge onaylandığı tarihte yürürlüğe girer.
MADDE 13 - (1) Bu Yönerge hükümlerini Gümrük ve Ticaret Bakanı yürütür.