Yönergeler · No: 37944714
Resmî kaynak: https://kms.kaysis.gov.tr/Home/Goster/172847
1
TİCARET BAKANLIĞI
ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ
UYGULAMA YÖNERGESİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar, İlkeler ve Kurallar
MADDE 1 - (1) Bu Yönergenin amacı, Ticaret Bakanlığı'nda bürokratik işlemlerin
azaltılması, zaman, iş gücü ve kırtasiye giderlerinde tasarruf ile uygulamada birliğin sağlanması
ve resmî yazışmalar ile diğer iş ve işlemlerde fiziksel ortamın kaldırılması amacıyla elektronik
ortamlarda kayıt altına alınacak, üretilecek, başka birimlere ya da kurumlara iletilecek,
saklanacak ya da gerektiğinde imha edilecek elektronik bilgi ve belgelerin kayıt, iletim,
paylaşım, imha ve güvenlik açılarından tabi olacakları usul ve esaslarını belirlemektir.
MADDE 2- (1) Bu Yönerge, Bakanlık merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatındaki resmî
yazışma ve evrak sisteminin Elektronik Belge Yönetim Sistemi altında düzenlenmesini ve
gerçekleştirilmesini kapsar.
MADDE 3- (1) Bu Yönerge,
10/07/2018 Tarihli ve 30474 Sayılı Resmî Gazetede yayımlanan 1 sayılı
Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 441’ inci maddesi ile 31/07/ 2009 tarihli 27305 sayılı Resmi
Gazetede yayımlanan 2009/15169 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı eki Kamu Hizmetlerinin
Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik, 23/01/2004 tarihli ve 25355 sayılı
Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren 5070 sayılı “Elektronik İmza Kanunu”,
Bakanlar Kurulunun 15/12/2014 tarihli ve 2014/7074 sayılı Kararı ile 02/02/2015 tarihli ve
29255 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak
Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik”, 25/03/2005 tarihli 25766 sayılı Resmi Gazeted e
yayımlanan “Standart Dosya Planı” na ilişkin 24/03/2005 tarih ve 2005/7 sayılı Başbakanlık
Genelgesi, 16/07/2008 tarihli ve 26938 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan, Başbakanlığın
15/07/2008 tarihli ve 2008/16 sayılı Elektronik Belge Standartları Genelgesi , TS 13298 Bilgi
ve Dokümantasyon Elektronik Belge Yönetimi Standardı, 22/02/2005 tarihli ve 25735 sayılı
Resmi Gazetede güncellenen Devlet Arşiv Hizmetleri H akkında Yönetmelik hükümlerine
dayanılarak hazırlanmıştır.
MADDE 4- (1) Bu Yönergede geçen;
a) Alt Dosya Planı: Birimler tarafından talep edilen standart dosya planları dahilinde
dosya planları altında açılan özellikli (ya da köşeli parantezli) dosyayı,
b) Alternatif giriş yöntemi: Kullanıcının elektronik imzası ile eşleştirilmiş akıllı mobil
cihazlara yüklenen bir uygulama ile şifre üreterek geçici bir süre için EBYS’ye giriş yapılmasına
olanak sağlayan yöntemi,
c) Arşiv Yöneticisi: EBYS ile elektronik olmayan belgelerin entegrasyo nu ve
yönetiminden sorumlu birimi,
2
ç) Bakanlık: Ticaret Bakanlığını,
d) Barkod: Yeni oluşturulan ya da kaydı yapılan her belgeye sistemin otomatik olarak
verdiği sayıyı sembolize eden şekli,
e) Barkod okuyucusu: Belgenin barkodunu okuyarak sistem ekranı üz erine getiren
cihazı,
f) Başkanlık: Strateji Geliştirme Başkanlığını,
g) Belge: Herhangi bir bireysel işlemin, kurumsal fonksiyonun veya kurumsal işlemin
yerine getirilmesi için alınmış ya da idare tarafından üretilmiş; içerik, ilişki ve formatı ile ait
olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil ederek mülkiyet zincirini muhafaza eden, ıslak
imzayla ya da elektronik imzayla imzalanmış ve kurumsal belge kayıt sistemleri içerisinde kayıt
altına alınmış her türlü kayıtlı bilgi veya belgeyi,
ğ) Birim Adına B elge İmzalama Yetkisi (İmza Yetkisi): İlgili birimler tarafından
hazırlanan belgelerin son imzasını atmaya Bakanlık imza yetkileri yönergesi ve ilgili birimin
imza yetki düzenlemesine göre yetkili olan kullanıcının dokümanda son imzacı (onay mercii)
olarak seçilebilmesi için gerekli olan yetkiyi,
h) Birim Adına Havale Yapma Yetkisi (Havale Yetkisi): Kullanıcıların gelen belgeyi
havale edebilmeleri için gerekli olan yetkiyi,
ı) Birim Belge Yöneticisi (BBY): Birimleri adına yetki verilen standart dosya planla rı
dahilinde alt dosya planı açmaya yetkili kullanıcıyı,
i) Birim evrak servisi: Merkez birimleri için genel evrak servisinden gelen evrakı
havale akışına sokmak, birimin kurumsal e-posta ve faks adreslerine gelen evrakların niteliğine
göre EBYS’ye kaydını yaparak havale akışına sokmakla görevli birimi, taşrada ise birimlerin
evrak servislerini ya da personelini,
j) Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS): Bakanlığın faaliyetlerini yerine
getirirken oluşturduğu her türlü belgenin içerik, format, üst veri ve ilişkisel özelliklerini
koruyarak, belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve bu belgelerin
üretimi, arşivi, erişimi ve nihai tasfiyesine kadar olan sürecin elektronik ortamda yönetimini
sağlayan sistemi,
k) Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü
belgeyi,
l) Elektronik belge yöneticisi: EBYS içerisindeki belge yönetimi fonksiyonlarını yerine
getiren birimi,
m)Elektronik belge yönetimi: Kurumların gündelik işlerini yerine getirirken
oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden kurum aktivitelerinin delili olabilecek
belgelerin ayıklanarak bunların içerik, format ve ilişkisel özelliklerini korumayı ve bu belgeleri
üretimden nihai tasfiyeye kadar olan süreç içerisinde yönetmeyi,
n) Elektronik imza: 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ve ilgili ikincil mevzuat
gereğince, ıslak imza ile aynı hukuksal etkiye sahip hale getirilmiş olan güvenli ve nitelikli,
başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve
kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi,
o) Elektronik onay: Güvenli elektronik imza kullanılmayan durumlarda paraf yerine
geçecek kaydın elektronik ortamda alınmasını,
ö) Elektronik ortam: Belge ve b ilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayar, mobil
elektronik cihazlar, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünleri,
p) Fiziksel ortam: Belge ve bilgilerin yer aldığı elektronik olmayan her türlü ortamı,
r) Genel evrak servisi: Bakanlığa gelen evrakı almak, tarayıcı vasıtasıyla elektronik
ortama aktarıp evrakın ilgili birimlere dağıtımını, evrak kayıtlarının düzenli bir şekilde tutulması
ve Bakanlıktan çıkan evrakların gönderilmesini sağlamakla görevli olan birimi, taşra ve yurtdışı
teşkilatında ise bu işleri yapmakla görevli olan birim ya da personeli,
3
s) Kurum dışı kullanıcı: Evrak süreçlerine dâhil olduğu halde Bakanlığımız personeli
olmayan (Serbest Bölgelerdeki işletici kuruluş görevlileri, yurt dışı teşkilatında çalışan yerel
personel vb.) ancak EBYS’yi kullanma zorunluluğu olan ve Ticaret Bakanlığı tarafından
kullanım için yetkilendirilmiş kişileri,
ş) Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin
tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik
sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin tespitini sağlayan, imzalanmış elektronik veride
sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı,
t) Islak imza: Kağıt belge üzerine el ile atılan imzayı,
u) Mobil imza: Cep telefonu, tablet bilgisayar gibi taşınabilir elektronik aletlerde ve bir
GSM şebekesi üzerinden kullanılmak üzere geliştirilen elektronik imzayı,
ü) Paraf: B ir belgeyi hazırlayan veya hazırlanmasında katkısı olanların isim ve soy
isimlerinin baş harflerinden oluşan kısa imzayı,
v) KEP: Kayıtlı Elektronik Postayı,
y) Koordine Paraf: Bakanlığın birden fazla birimini ilgilendiren, bir birim tara fından
koordine edilen ve diğer birimlerin yetkili amirleri tarafından onaylanan belgeye atılan
elektronik imzayı,
z) Kullanıcı Yetkilendirme Yetkilisi (KYY): İlgili birim amiri tarafından görevlendirilen
ve Başkanlıkça EBYS'ye tanımlanan; birimlerdeki kullanıcıları EBYS'ye tanımlamakla,
yetkilendirmekle ve birimindeki gerekli güncellemeleri yapmakla yetkili ve görevli olan
kullanıcıyı,
za) Kullanıcı: EBYS'de tanımlı olan Bakanlık personeli ya da geçici görevli gerçek
kişileri,
zb) Sanal Kullanıcı: Bir kullanıcının aynı anda birden fazla görev yeri bulunması halinde
KYY tarafından o kullanıcı için sonradan verilen her görev yeri için EBYS'de belirlenen
kullanıcı çeşidini,
zç) Muhatap Birim: Bir belgenin gönderileceği birimi,
zç) Sistem Yöneticisi: EBYS üzerinde Bakanlık ihtiyaçları doğrultusunda tanımlanmış
tüm yetkileri kullanan yöneticiyi,
zd) Standart Dosya Planı (SDP): Kurumsal işlemler ve bu işlemler sonucunda oluşturulan
veya alınan belgelerin üretim yerle ri ile olan ilişkisi belirtilerek konu veya fonksiyon esasına
göre dosyalanmasını sağlamak amacıyla geliştirilen ve Cumhurbaşkanlığı tarafından
yayımlanan sınıflama şemasını,
ze) Son imzacı: Bakanlık imza genelgesi çerçevesinde dokümana belge vas fını
kazandıracak imza yetkisine sahip Bakanlık personelini,
zf) Taslak: Bir dokümanın, hukukî olarak bir sonuç doğuracak aşamaya gelmeden önceki
halini,
zg)Tüketici Bilgi Sistemi (TÜBİS): Elektronik ortamda tüketicilerin şikayetlerini
iletebildikleri ve tüketici hakem heyetlerinin iş ve işlemlerini gerçekleştirdikleri çevrimiçi
sistemi.
zğ)Yönetim Birimi: Merkez teşkilatında, Bakanlık, Bakan Yardımcılığı, Genel
Müdürlük, Rehberlik ve Teftiş Başkanlığı, Başmüfettiş, Müfettiş, M üfettiş Yardımcılığı , İç
Denetim Birimi Başkanlığı, İç Denetçi , Başkanlık, Hukuk Müşavirliği, Müstakil Daire
Başkanlığı ile Basın ve Halkla İlişkiler Müşavirliğini, taşra teşkilatında Bölge Müdürlüğü
teşkilatı, İl Müdürlüğü teşkilatı, Serbest Bölge Müdürlükleri ve Yurtdışı teşkilatında Müşavirlik
ve Ataşelikleri,
zh) Zaman Damgası: Bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği,
alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla, elektronik sertifika hizmet
sağlayıcısı tarafından elektronik imzayla doğrulanan kaydı, İfade eder.
4
MADDE 5 - (1) Bakanlık merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatınca uyulması gereken
ilkeler ve kurallar şunlardır:
a) Görevleri gereği yürütülen iş ve işlemler ile ilgi li belgeler istisnalar dışında
elektronik ortamda üretilir. Bakanlıkta tüm resmi yazışmalar (gizlilik dereceli belgeler 5 -ç
maddesine tabidir.) EBYS üzerinden yapılır. Ancak fiziki imkânsızlık, zorunluluk halleri ile
evrakın gizlilik derecesini haiz olması hallerinde genel usul ve esaslar çerçevesinde fiziksel
ortamda belge üretimi, dağıtımı ve takibi de yapılabilir.
b) EBYS’ne TB’ na ait kullanıcı kılavuzları, yardım dosyaları, sıkça sorulan sorular,
yardım masası prosedürleri ve ilgili güncel mevzuat Bakanlığın http://ebys.ticaret.gov.tr
adresinde yayımlanmaktadır. EBYS kullanıcıları bu adresteki bilgileri takip etmekle
yükümlüdür. İlave güncelleme ya da duyurular bu adresten ve EBYS açılışında ekrana gelen
güncelleme/duyuru sayfasından ilan edilir ve ayrıca bir bildirim yapılmaz.
c) EBYS üzerinde hazırlanan doküman taslakları, onay/imza safhasına gelinceye kadar
hazırlayan kişiden başlamak üzere onay merciine kadar sıralı amirlerce paraflanır. Onay mercii
tarafından elektronik olarak imzalanmadan önce taslak üzerinde değişiklik yapılabilir. Onay
merciince elektronik olarak imzalandıktan sonra belge haline gelen taslak üzerinde değişikl ik
yapılamaz. Kullanıcılar onay/imza aşamalarında yer almalarına rağmen, ilgili mevzuatı esas
alarak e -imza atmayacakları ya da teknik gerekçelerle e -imza atamayacakları durumlarda
kendilerini iş akış listesinden çıkartırlar. Başkanlık 2014/7074 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı eki
Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliğin 19. maddesi 3.
fıkrasına göre paraf işlemlerinde elektronik imza kullanılmaması durumunda elektronik onay
verilmesine ilişkin düzenleme yapmaya yetkilidir. Bu tür durumlarda kullanıcılar EBYS
içerisinde gerekçelerini notlar bölümüne kaydetmekle yükümlüdürler. Onay mercilerinin e -
imza atamayacakları durumlarda, ıslak imza kullanılarak hazırlanan belge taratılarak sisteme
kaydedilir. Onay mercilerinin Bakanlık imza yetkileri yönergesi ve ilgili birimin imza yetkileri
düzenlemesine göre yetki devri yapabilmesi mümkündür.
ç) İlgili birim amirleri tarafından, EBYS' ne dahil edilmesi uygun görülmeyen gizlilik
dereceli belgeler haricindeki tüm işlemlerin EBYS üzerinden yapı lması esastır. Kullanıcılar
EBYS üzerinde kendilerine havale edilen belgeleri idari amirleri tarafından belirlenecek düzenli
aralıklarla okumak ve gereğini yapmakla yükümlüdür.
d) Bakanlığın tüm birimlerinde aynı EBYS' nin kullanımı esas olmakla birlikte, teknik
gereklilikler sebebiyle farklı otomasyon ve/veya belge/doküman yönetim sisteminin
kullanılması halinde, bu sistemlerin ve kullanılan tüm şablonların EBYS 'ne uyumlu olması
gerekir.
e) Belge akışında iş ve işlemlerin en az zamanda ve ekonomik olarak yürütülmesi
esastır.
f) Ticaret Bakanlığı İmza Yetkileri Genelgesi ile getirilen imza yetkilerine uyulmak
suretiyle doküman akışı mümkün olduğunca aracısız yapılır.
g) Tüm birimlerce hazırlanan her türlü belgeye Standart Dosya Planına uygun bir dosya
numarası verilir.
ğ) EBYS 'de mobil imza da kullanılabilir. Ancak, buna ilişkin işlemler Başkanlıkça
düzenlenir.
h) KYY tarafından EBYS' de kullanıcılarla ilgili değişikliklere ait veri girişleri yapılır
ve bu işlemlerin kontrolünden birim amirleri sorumludur.
5
ı) EBYS' nin uygulanmasında görülen elektronik belge yönetimine ilişkin sorun ve
teklifler Başkanlığa, teknik problemler ise Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığına (BİD) bildirilir ve
teknik problemler BİD tarafından giderilir.
i) EBYS'de oluşturulacak yazılar, yazı başlıklarına (Ek-1) uygun olarak
hazırlanır.
j) EBYS üzerinden yapılacak tüm resmi yazışmalarda 2014/7074 sayılı Bakanlar
Kurulu Kararı eki Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik
hükümleri esas alınır.
k) Tüm kullanıcıların elektronik imza sertifikası sahibi olması esastır.
l) EBYS' de yapılması istenen tüm değişiklik, ekleme ve yetki talepleri birimlerden
gelecek resmi talep üzerine Başkanlıkça ve BİD tarafından incelenerek sonuçlandırılır.
m) EBYS ile entegrasyon işlemlerinde Başkanlığın uygun görüşünün alınması ve belge
taslaklarının imza onay işlemleri EBYS'de tamamlandıktan sonra belgelerin diğer bilgi
sistemlerine aktarılması esastır. Mevcut entegrasyonlar bu esasa göre yeniden düzenlenir.
n) Başkanlık EBYS’ nin uygulamasına ilişkin bu yönergede yer almayan beklenmeyen
durumlarda mevzuata uygun olmak kaydıyla her türlü idari tedbiri alıp uygulamaya yetkilidir.
o) Çok gizli, gizli, özel ve hizmete özel yazılar la ilgili olarak elektronik ortamda
dağıtılmasına ilişkin 2017/21 sayılı genelgeyle ilgili işlemleri yürütmekle Başkanlık yetkilidir.
MADDE 6 - (1) EBYS’ ne kullanıcılar tarafından girişler; elektronik imza ya da
alternatif giriş yöntemi ile yapılır.
(2) Elektronik imzanın kullanılamadığı durumlarda (e-imza sertifikasının bozuk veya
kayıp olması, e-imza ile ilgili teknik aksaklıklar vb.) “alternatif giriş yöntemi” ile EBYS’ ne
giriş yapılır. Bu durumda kullanıcılar EBYS üzerinde elektronik imza atamayacak, sadece
paraflar için elektronik onay verebileceklerdir.
(3) EBYS’ de işlem yapabilmesi için tüm Bakanlık personelinin elektronik imzaya
sahip olması gerekmektedir. Elektronik imzaların, personelin çalıştığı biriminin talebi
doğrultusunda ilk alımı ve kullanım süresi bitimin de yenileme işlemi ücreti Bakanlıkça
karşılanmak üzere ilgili birimlerce yapılır. Kayıp, çalıntı, PİN -PUK bloke, bilgi değişikliği ya
da kullanıcı hatası nedeniyle kart ya da okuyucunun bozulması gibi durumlarda ise personelin
başvurusu üzerine ve ücreti p ersonel tarafından ödenmek suretiyle yenileme işlemi ilgili
birimlerce yapılır. Personel söz konusu durumlarda elektronik imzasının temin edilmesi için en
kısa sürede başvurmak ve bu işlemin takibini yapmakla yükümlüdür.
(4) Yurtdışı teşkilatında görev yapan yerel personelin sisteme giriş yapabilmesi için ise
alternatif giriş yöntemi kullanılacaktır. Bahse konu personelin EBYS için yetkilendirilmesi ve
yetkisinin gecikmeksizin iptal edilmesinden ilgili Müşavir/Ataşe sorumludur.
İKİNCİ BÖLÜM
EBYS Üzerinden Belge Akışı
MADDE 7- (l) Gelen belge işlemleri aşağıdaki şekilde yapılır:
a) Gelen belge, genel evrak/birim evrak birimi tarafından gerekli bilgiler girilerek
sisteme kaydedilir. Kaydedilen belge birimlere/dairelere/şubelere/servislere birim amirlerince
ya da evrak birimlerince dağıtılır.
6
b) KEP ile Bakanlığa gelen evrakların kayıt işlemleri Genel Evrak Servisince, bu işlem
için yetkilendirilen kişiler tarafından yapılır.
c) EBYS uygulamasına taranarak kaydı yapılan evrak, havalesi yapılmak üzere Makam
veya ilgili birime sevk edilir. Gelen evrakın taranamayacak eki olması durumunda, EBYS’ ne
kaydı yapılan evrak üst yazısı ve ekleri ile fiziksel olarak da ilgili birime iletilir.
ç) Birim Evrak Se rvislerince; Birimlerin kurumsal KEP, e-posta ve faks adreslerine
gelen evrakların niteliğine göre kayıt ve takibi EBYS uygulaması kullanılarak yapılır.
d) Ticaret Bakanlığı’na evrak sunan kurum, ku ruluş, gerçek ve tüzel kişiler Ticaret
Bakanlığı resmi internet sitesi üzerinden evraklarının hangi birimde olduğunu ve evrak ilgi
tutularak cevaplandı ise cevabi yazının tarih ve sayısı ile gönderim şekli ve bilgisini
görebilecektir.
e) Birim amiri veya gelen evrak görme yetkisine sahip birim evrak personeli tarafından,
gelen belge uygun birimlere ya da kişilere Gizlilik dereceli belgeler hariç olmak üzere gereği
ve/veya bilgi kaydıyla havale edilir.
f) Gelen belgenin işlemini birden fazla birim ve/veya kullanıcının yapması gerekiyor
ise, belge birden fazla kullanıcıya ve/veya birime koordine havale olarak işlem yapılır. Koordine
havale işlemlerinde, belgenin bir birim ve/veya kullanıcıya gereği diğerlerine koordine olarak
havale edilmesi gerekir. Ancak, birim amirlerince uygun görülmesi halinde birden fazla
kullanıcıya da gereği kaydıyla havale yapılabilir.
g) Herhangi bir işlem gerektirmeyen fakat Daire/Şube/Servis personelinin bilgi alması
gerektiği düşünülen belge, birden fazla kullanıcıya ve/veya birime bilgi olarak havale edilir.
Ancak, belge dosyaya kaldırma işleminin gerçekleştirilmesi için bir kullanıcıya gereği kaydıyla
havale edilir. EBYS' de tanımlı ve aktif hale getirilen tüm kullanıcılar EBYS üzerinde yetkili
oldukları tüm işlemleri yapmakla yükümlüdürler. Birim amirleri sistemde tanımlanması ve aktif
hale getirilmesini sağladıkları kullanıcıların sistem üzerindeki faaliyetlerini
Menü>>Pano>>Kullanıcı Seçiniz kısmından takip etmekle sorumludur.
ğ) Yönetim birimlerine sehven gelen belgeler iç ve dış yazışma olup olmadığına
bakılmaksızın yeni bir üst yazı ekinde iade edilir.
h) 21/03/2007 tarihli 5607 sayılı Kaçakçılıkla Mücadele Kanununa göre kaçakçılık
ihbarlarını soruşturmakla görevli ve aynı zamanda 04/12/2004 tarihli 5271 sayılı Ceza
Muhakemesi Kanununa göre adli kolluk görevi olan birimlere gönderilen ihbar niteliğinde yazı,
bilgi ve belgeler adli kolluk birimlerince kayda alınır. Genel evrak ya da evrak birimlerine gelen
bu şekildeki evraklar kayda alınmaksızın ilgili birimlere gönderilir.
ı) Bir kişi adına gönderilmiş veya "Kişiye Özel” damgası ta şıyan belge ve gönderiler
Bakanlık genel evrakı veya birim evrak tarafından teslim alınmaz, belgenin içerisinde
bulunduğu zarf açılmaz. Bu tür gönderiler ilgili kişi tarafından resmi evrak olduğu belirtildiği
takdirde kaydı yapılmak üzere ilgili evrak birimine teslim edilir. Üzerinde gizlilik ibaresi olmasa
da Rehberlik ve Teftiş Başkanlığına yönelik olarak düzenlenen zarflar, zarf açılmadan doğrudan
adı geçen Başkanlığa teslim edilir.
i) Gelen belge havale süreçlerinde, yönetim birimi içerisinde en son hav ale işlemini
yapan kullanıcı tarafından geri çekme işlemi yapılabilir.
MADDE 8- (1) Giden belge işlemleri aşağıdaki şekilde yapılır:
a) Bakanlığımız birimleri arasında yapılacak yazışmalarda, ilgili personel tarafından
imza-onay aşamalarından uygun olanı seçilerek taslak yazı hazırlanır. Daha sonra ilgi ve ek
işlemleri tamamlanır ve doküman dağıtım yapılacak birim/birimler seçilerek imzaya sunulur.
Bakanlığımız merkez birimleri arasındaki yazışmalar ve birimlerin kendi içinde ya pacakları
7
yazışmalar; birimlerin EBYS kullanmayan diğer kamu kurumları, tüzel kişiler ve gerçek kişiler
ile yapacakları yazışmalar ise belirtilen formata uygun şekilde yapılır. Yazışmalar Bakanlığımız
Ticaret İl Müdürlüklerinde Ek-6, Ek-7, Bölge Müdürlüklerinde Ek-8, Ek-9 ve Bölge Müdürlüğü
Bağlantı Müdürlüklerinde ise Ek -10, Ek11 'de belirtilen örneklere göre yapılır. Rehberlik ve
Teftiş Başkanlığında görevli bulunan Başmüfettiş, Müfettiş ve Müfettiş Yardımcıları EBYS'de
bir birim olarak tanımlandığından taşra teşkilatınca bilgi istemlerine yönelik olarak düzenlenen
yazılar EBYS üzerinden belirtilen unvanlara doğrudan gönderilebilir.
b) Onay/imza işlemleri bittikten sonra belge hazırlayan personele gelir ve birim evraka
havale işlemi yapılır ya da şablon kuralına göre doğrudan genel evrak birimine sistem tarafından
gönderilir.
c) Genel evrak ya da Birim evrak tarafından belgenin dağıtım işlemi yapılır.
ç)Koordineli olarak hazırlanan dokümanlarda, gereği kaydıyla havale yapılan
birim/kullanıcı tarafından doküman diğer birim/kullanıcıların onayına sunulur. İmza onay
işleminin bitmesinden sonra gereği olarak havale yapılan birim/kullanıcı tarafından belgenin
dağıtım işlemleri yapılır ya da şablon kuralı olarak EBYS tarafından doğrudan genel evrak
birimine gönderilir ve dağıtım işlemi tamamlanır.
d) İmza onay işlemleri tamamlanarak belge niteliği kazanmış olan doküman, dağıtımı
yapılmadan önce son imza merciinin onayı ile yürürlükten kaldırılır ve bu belgeler ilişkili belge
haline getirilir. Şablon kuralı olarak doğrudan EBYS tarafından genel evraka gönderilen
belgelerle ilgili yürürlükten kaldırma işlemi yapılamaz.
e) Hazırlanan doküman imza onay aşamaları tamamlanıp en son imza onay işlemi
sonuçlanıncaya kadar, dokümanı hazırlayan kullanıcı tarafından geri çekilebilir.
f) Gizlilik dereceli belgelerle ilgili olarak 2017/21 sayılı Başbakanlık genelgesine göre
fiziksel ortamda gönderim işlemi yapılır.
g) EBYS uygulamasında son imzacı tarafından elektronik imza ile imzalanarak belge
vasfını kazanan evrakta fiz iksel ek (EBYS’ye taranarak dâhil edilmesi mümkün olmayan her
türlü ek) olması durumunda yazıyı hazırlayan personel tarafından çıktısı alındıktan sonra
yazının fiziksel eki ile birlikte en geç takip eden iş günü mesai saati sonuna kadar dağıtım
işlemleri y apılmak üzere ilgili birim tarafından belirlenecek şablon kuralına göre genel
evrak/birim evrak servisine gönderilir.
ı) Muhatabına zamanında iletilmeyen/gönderilmeyen belgeden , belirlenen şablon
kurallarına göre son imzacıdan sonra belgeyi hazırlayan kullanıcıya geldiği durumlarda belgeyi
hazırlayan kullanıcı, son imzacıdan sonra doğrudan genel evrak birimine ya da birim evrak
birimine gönderildiği durumlarda genel evrak birimi yada birim evrak birimi sorumludur.
i) Fiziksel eki olan yazıların bir örneği ile fiziksel ekleri Arşiv Yönetmeliği hükümleri
çerçevesinde fiziksel olarak saklanır.
j) KEP ile gönderilecek evrakların gönderim işlemleri Genel Evrak/Birim Evrak
Servisince, bu işlem için yetkilendirilen kişiler tarafından yapılır.
k) Gönderim şekli faks , posta ve KEP olan evraklar için gönderilecek faks, posta ve
KEP adreslerinin doğru ve eksiksiz olmasından yazıyı hazırlayan kullanıcı sorumludur.
MADDE 9- (1) Belge dağıtım işlemleri aşağıdaki şekilde yapılır:
a) Belgenin muha tabı Bakanlık içinde EBYS kullanan bir birim ise, evrak birimi
personeli havale penceresinden "Dağıtım Uygula” seçeneğini seçerek belgenin EBYS üzerinden
gönderimini sağlar.
8
b) Belgenin muhatabı Bakanlık içinde EBYS kullanmayan bir birim ise, evrak birimi
personeli "Dışa Gönder” seçeneğiyle belgenin EBYS üzerinde işlemini tamamlayarak fiziksel
ortamda belgenin gönderimini sağlar.
c) Belgenin muhatabı diğer kamu kurumları, şahıs ya da şirket ise ve KEP adresi
bulunmuyorsa evrak birimi personeli "Dışa Gönder” seçeneğiyle belgenin EBYS üzerinde
işlemini tamamlayarak fiziksel ortamda belgenin gönderimini sağlar.
ç) Belgenin muhatabı diğer kamu kurumları, şahıs ya da şirket ise ve KEP adresi
bulunuyorsa evrak birimi personeli "KEP ile Gönder” seçeneğiyle belgenin elektronik olarak
gönderimini sağlar (KEP entegrasyonu işlemelerinin tamamlanmasından sonra).
MADDE 10- (l) Bakan ve Bakan Yardımcılığı Makamlarının EBYS kullanmaları
halinde yazışma işlemleri EBYS üzerinden yürütülür.
(2) Bakan ve Bakan Yardımcılığı Makamlarının EBYS kullanmamaları durumunda, bu
Makamlarca imzalanması gereken dokümanlarda akış Bakan Yardımcılığı Makamına kadar
EBYS üzerinden yapılır ve ilgili imza onay aşamasından sonra doküman EBYS ile eş zamanlı
olarak fiziksel ortamda da Bakan Yardımcılığı Makamına sunulur. EBYS'de yer alan "Paraf ve
imzaları göster" bölümünden çıktı alınmak suretiyle Bakanlık Makamına sunulur.
(3) Fiziksel ortamda Bakan ve Bakan Yardımcılığı Makamlarınca ıslak imza ile
onaylanan belge, giden belge kayıt penceresi kullanılarak sisteme kaydedilir. Sistemde kayıtlı
belge ile ilişkilendirme işlemi belge üzerinde yer alan "İlişkili Belgeler” komutuyla açılan
menüden diğer belge/belgeler aranarak yapılır.
(4) Bakanlık Makamından alınacak On aylar (yurtdışı görevlendirme ile müşterek
kararnameli ve Bakanlık Makamınca atanan personele ilişkin soruşturma ve inceleme Onayları
hariç) ve Bakanlık Makamına sunulacak Bilgi Notlarının imza, paraf ve bilgi notları Ek- 12,
Ek13 ve Ek-14'deki formata uygun şekilde hazırlanır.
(5) Bakan Yardımcılığı Makamından alınacak Onaylar Ek-15 ve Ek-16'deki örneklere
uygun şekilde hazırlanır.
MADDE 11- (1) Havale işlemleri, evrak şubesi/servisi olan yönetim birimlerinin gelen
klasörünü görme yetkisi ni sahip olan birim amirleri ya da birim amirleri tarafından
görevlendirilen gelen klasörünü görme ve birim adına havale yapma yetkilerine sahip
kullanıcılar tarafından yapılır. Birim adına havale yapma yetkisi, amirler tarafından uygun
görülen kullanıcılara birimde görevli KYY tarafından verilir.
MADDE 12- (1) Dosyaya kaldırılacak olan belge "Dosyaya kaldır” buton/komutuyla
seçilerek, ilgili birim tarafından aksine bir düzenleme bulunulmadıkça veya yazı içeriği ger eği
başka bir amirin onayını gerektirmedikçe, kullanıcı tarafından birimin imza yetki devrine ilişkin
iç düzenlemesine göre yetkili amirinin onayı ile dosyaya kaldırılır. Aynı kullanıcı tarafından
dosyaya kaldırma işlemi yapılması gerektiği durumlarda ilgi li kullanıcıya amirlerin onayı ile
birim adına belge imzalama yetkisi verilir. Birim adına belge imzalama yetkisi, amirler
tarafından uygun görülen kullanıcılara birimde görevli KYY tarafından verilir.
(2) İzin formlarının dosyaya kaldırma işlemleri biriml erin izin işlemlerine bakan
birim/servis/şube müdürlüğü tarafından yapılır.
Merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatında belge işleyişi
MADDE 13 - (1) Bakanlık merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatında EBYS üzerinde
hazırlanan taslaklar;
a) Bu yönergenin 7' inci maddesinin 1. fıkrasında a ve b bendinde belirtilen aşamalar
tamamlandıktan sonra kullanıcılar, kendi kurumu içerisindeki ve dışındaki diğer birimlere birim
havale edebilir. Birim evrak personeli kendi birimi içerisindeki personele amirlerin onayı ile
belge havale edebilir.
b) Belgenin fiziksel eki varsa, belgeyi hazırlayan kişi tarafından ek üzerine belgeye ait
tarih ve sayı bilgisi yazılarak birim evraka ulaştırılır.
Belge eki, kurum içi bir birime gidecekse birim evrak tarafından muhatap birimin
evrakına zimmet karşılığında teslim edilir.
c) Belge eki, kurum dışı bir birime gidecekse, birim evrak tarafından posta, kargo yolu
ile gönderilir.
2) Tüm kullanıcılar, paraf ve imza işlemlerinde Bakanlık İmza Yetkileri Yönergesi
hükümlerine göre elektronik imza işlemlerini yerine getirmekle yükümlüdür.
Kullanıcıların EBYS' ye erişim için kullandıkları kullanıcı adı ve şifreleri ile e -imza
sertifikalarının pin kodunu ikinci ve üçüncü kişilerle paylaşmaları durumunda oluşacak tüm
sonuçlardan kullanıcı/e-imza sahibi 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununa göre sorumludur.
3) Kullanıcılar, EBYS’de sunulan bir sorgu ekranından sadece evrak tarih ve sayı
bilgilerini girerek, yetkili olduğu birimlerdeki tüm yazıları sorgulayabileceklerdir.
Evrak akışının durmaması için gerek li hallerde (havale edilen personelin görevde,
raporlu veya izinli olduğu gibi durumlarda) birim içindeki havalelerde, bir kişinin zimmetinde
açık bulunan evrak, bir üst amiri tarafından zimmetinden alınarak başkasına aktarılabilecektir.
MADDE 14- (l) Bakanlık merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatına dış kurumdan fiziksel
olarak gelen belgeler;
a) Genel evrak/birim evrak birimlerince usulüne uygun olarak teslim alındıktan sonra
tarayıcı vasıtasıyla elektronik ortama aktarılıp EBYS'ye kaydedilir. (Gazete, dergi, kitap, broşür
vb. yayınlar ile taranmasına engel bulunan ekler taranmaz)
Bu şekilde işlem gören belge, EBYS üzerinden ilgili birimin birim evrakına elektronik
ve fiziksel ortamda gönderilerek ilgili birimde arşivleme yapılır.
b) Merkez, taşra ve yurtdışı birimlerinde faks ile gönderilen belge faks tarafından
otomatik olarak ilgili birimin resmi elektronik posta adresine iletilir. Belge elektronik posta
adresinden "Outlook'tan al” fonksiyonuyla EBYS'ye aktarılır. Belgenin elektronik posta adresi
aracılığıyla EBYS'ye alınacağı faks numaraları ile var ise uygulama dışında kalan numaralar
ilanen duyurulur. EBYS dışında kalan faks ile gönderilen belgelere posta yolu ile gelen bel ge
işlemleri uygulanır.
c) Tüm birimlere ya da kullanıcıların resmi elektronik posta adreslerine gelen
elektronik iletilerden EBYS'ye aktarılması gerekenler, merkezde genel evrak birimi, taşrada
evrak birimi tarafından elektronik posta adresine gönderilir ve bu birimler tarafından gelen belge
kayıt ekranında yer alan "Outlook'tan al” fonksiyonuyla EBYS' ye aktarılarak ilgili birime
gönderilir.
ç) Bilgi edinme hakkı çerçevesinde yapılan başvurular, bilgi edinme hakkı mevzuatı
çerçevesinde değerlendirilir. Bu başvuruların e-posta yolu ile cevaplanması halinde, başvuruya
ilişkin yazılar EBYS 'de dosyaya kaldır işlemi ile arşive kaldırılır.
10
MADDE 15 - (1) EBYS üzerinden belge gönderilemeyen kapsam dışı kurum ve
kuruluşlara;
a) Paraf safhalarından sonra görevli ve yetkili merci tarafından elektronik imza ile
imzalanarak belge vasfını kazandıktan sonra belge önceden belirlenen şablon kuralına göre
hazırlayan kullanıcı tarafından birim evraka gönderilir ya da doğrudan genel evrak birimine
gönderilir.
b) 2014/7074 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı eki Resmi Yazışmalarda Uygulanacak
Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliğin 26. madde 2. fıkrasına göre sadece idarec e
yetkilendirilmiş kullanıcılar tarafından çıktı alınarak belge muhatabına gönderilir. EBYS
üzerinde birim giden klasörünü görme yetkisi verilen kullanıcılar aynı zamanda çıktı alma
yetkisine de sahip olacaklardır. Birim evraktan bir nüsha çıktısı alınan b elge, muhatabına
fiziksel ortamda gönderilir. Birim amirleri kendi birimlerinde belge ve eklerinin hazırlayan
kullanıcı tarafından çıktı alınarak birim evraka/genel evraka göndermesi yönünde iç düzenleme
yapabilir. Çıktısı alınan belgenin altında "Belgenin aslı elektronik imzalıdır.” ve "Bu belgeyi
www.ticaret.gov.tr adresinden (.. doğrulama kodu ile sorgulayabilirsiniz.” ibareleri yer alır.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Diğer EBYS İşlemleri
MADDE 16- (1) Sistem yöneticileri;
a) Alt dosya planı açma yetkisi verilmesi (Birim Belge Yönetimi-BBY).Yetki her birim
için bir asil bir yedek olmak üzere Başkanlıkça verilir. Birimlerin birden fazla BBY ihtiyacı
bulunması halinde taleplerini değerlendirmeye ve uygulamayla ilgili her türlü te dbiri almaya
Başkanlık yetkilidir.
b) Açılan alt dosya planlarının güncelleme (ad ve kod kısmında yapılan güncellemeler,
aktif, pasif hale getirme vb.) işlemleri
c) Birimlerin ihtiyaçları doğrultusunda sisteme şablon ekleme işlemleri. EBYS' de yeni
şablon eklenmesi taleplerinden Bakanlık logosunun kaldırılması yönünde olanlar, alınacak
Makam Onayı ile Başkanlığa iletilir.
ç) Birim arşivlerinin taşınması işlemleri
d) KYY yetkilendirme işlemleri
e) Birim hiyerarşisi değişikliklerinde (isim değişikliği, yeni b irim açma, kapatma,
birleştirme, alt birim değişikliği, kısmi birleştirme ve kısmi ayırma işlemleri) EBYS' ye
entegrasyonun sağlanması işlemlerini yapar.
f) Birimlerin talebi ve Başkanlığın da uygun görmesi halinde, belge görünürlüğü
Başkanlıkça pasif hale getirilebilir.
MADDE 17- (1) Kullanıcı yetkilendirme yetkilileri;
a) Tüm merkez ve taşra birimlerince belirlenen KYY' ler görevli oldukları birimlerde
birim personelini sisteme tanımlamakla görevlidir.
b) Birimlerdeki personelin sahip olduğu yetkileri birim bazında sisteme tanımlamakla
görevlidir.
11
c) Birimlerinde göreve yeni başlayan personel bilgilerini sisteme tanımlamakla
görevlidir.
ç) Personelin belge oluşturabileceği standart dosya planlarını kısıtla ma yetkisine
sahiptir.
d) Birim personelinin vekâletlerini günceller.
e) Yetkili oldukları birimlerin yöneticilerini günceller.
f) EBYS ile ilgili idari sorunları Başkanlığa, teknik sorunları BİD'e iletir.
g) İhtiyaç duyulması halinde, birden fazla birimde görevli olan kullanıcılar için sanal
kullanıcı oluşturur.
ğ) Kullanıcıları sistemde aktif ya da pasif hale getirir.
MADDE 18- (1) Geçici görevli personel, görev yaptığı birimin kullanıcı yetkilendirme
yetkilisi tarafından görevli olduğu birime taşınır.
MADDE 19 - (1) İdare amirleri tarafından birimlerinde herhangi bir sebeple ilişiği
kesilecek personelin EBYS üzerinde gereği klasöründe bekleyen belge olup olmadığı Menü»
Pano» Kullanıcı Seçiniz kısmından belirlenerek, bekleyen belge olmaması durumunda pasife
alma işlemi gerçekleştirilir. Kullanıcının gereği klasörü boşaltılmadan kullanıcının pasife alma
işlemi gerçekleştirilmez.
a) Görevden ayrılma, birim değişikliği durumlarında kullanıcı, en geç iki iş günü
içerisinde kendisine havale edilen evrakları kapatmakla veya bir üst amirine iade etmekle,
hâlihazırda paraf ve imza süreci başlamış olan evrakları geri çekmekle yüküml üdür. Bu işlemi
mücbir sebeplerden dolayı kendisinin yapamadığı durumlarda bir üst amiri ilgili kullanıcının
üzerindeki evraklar için yukarıdaki işlemleri yapacaktır. Söz konusu kullanıcılar eski birimine
ilişkin klasörlere (kendi yazdığı yazılar dâhil) erişemeyecektir.
b) İmza yetkisi olan personel kanuni bir sebeple geçici olarak görevi başında
bulunamayacağı durumlarda (Resmi görev, resmi izin, sağlık raporu vb.) görevden ayrılmadan
önce EBYS üzerinde vekâlet bırakmakla yükümlüdür. Vekâleti alan kişi, vekâleti bırakan
kullanıcının kişiye özel yazılarının yer aldığı klasör hariç tüm klasörlerine erişim hakkına sahip
olacaktır.
MADDE 20- (1) Birden fazla görevi bulunan personel, görev yaptığı birimin kullanıcı
yetkilendirme yetkilisi tarafından, asıl görevinin dışında görevli olduğu her bir görevi için,
sistemde sanal kullanıcı oluşturulur.
MADDE 21- (1) Birim evrak personeli gelen belgeyi ilgili daire, şube ya da se rvise
yönlendirmekle görevlidir.
(2) Birim evrak personeli oluşturulan belgenin dağıtım listesine göre ilgili birimlere
dağıtımını yapar.
(3) Birim evrak EBYS kullanmayan kurum ve kuruluşlara gönderilecek belgelerin
posta işlemlerini gerçekleştirir.
(4) Birim evrak personeli ıslak imzalı giden belge ve makam onaylarını tarayarak
sisteme kaydeder.
12
MADDE 22 - (1) Gizlilik dereceli belgeler (Çok Gizli -Gizli-Özel-Hizmete Özel)
Mülga Başbakanlık 2017/21 Sayılı Genelge hükümlerine göre elektronik ortamda
gönderilmeyecektir.
(2) Gizli ve çok gizli oluşturulan veya gönderilen belgelerin, paraf ve imza akışında
yer alan kullanıcılar dışında ilgili birimde görevli sorumlu amirler ve uygun görülen memurlara
gizli ve çok gizli belge görme birim yetkisi KYY tarafından verilir.
(3) Gizli ve çok gizli belgenin havalesini yapan kişi, havale yaptığı kişinin belge
içeriğini görebilmesi için yetki verir. Yetki vermediği durumda gizli belgenin sadece üst
bilgileri görüntülenir.
(4) Gizli ve çok gizli belgeler genel evrak/birim evrak birimlerince EBYS'de yer alan
"Gizli Belge Şablonu” ya da Ek-20'de yer alan " Belge Tarama Formu” kullanılarak EBYS' ye
kaydedilir. Yönergenin 29/ç ve 29/d maddelerindeki gerekçeler var ise yazılar, gizli veya çok
gizli ibareli olmalı, aksi halde belge; içeriğine göre hizmete özel, özel, kişiye özel ibareli olarak
işlem görmelidir.
(5) İlgili personel tarafından Gizli ve Çok Gizli belge olarak idareye gelen belge
kopyalanmaz ve elektronik posta ile gönderilmez. Bu tür belgelerin herhangi bir şekilde üçüncü
gerçek ve tüzel kişilerle paylaşılması durumlarında, ilgili hakkında gecikmeksizin idari
soruşturma başlatılır.
(6) İlgili personel Hizmete Özel, Kişiye Özel belge olarak idareye gelen bir belgeden
çıktı alma, belgeyi kopyalama, e -posta gönderme ya da belgenin herhangi bir şekilde üçüncü
gerçek ve tüzel kişilerle paylaşılmasından sorumludur.
(7) Gizlilik dereceli belgeler merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatında ilgili birim amirleri
tarafından yetkilendirilen kullanıcılar tarafından oluşturularak yazı-onay süreci başlatılır.
(8) Makam onay ve izinleri, iç ve dış yazışmalarda gizli ve çok gizli belgelerin ekinde
veya ilgisinde hiçbir şekilde gönderilmez.
Makam onay ve izinlerinin hangi makama ait olduğu, tarih ve sayısı, konusu, kapsamı,
hangi gerçek ya da tüzel kişiye yönelik olarak düzenlendiğine ilişkin temel bilgilere gizli ve çok
gizli belge içeriğinde yer verilir. Belge içeriğinde başka bir bilgiye yer verilmez.
(9) Gizli ve çok gizli belgeler bilgi olarak bir veya daha fazla sayıda kullanıcıya havale
edilmez. Tebliğ -Tebellüğ işlemi yapılması gereken bu tür belgeler kullanıcılara ıslak imza
karşılığı tebliğ edilir.
(10) Rehberlik ve Teftiş Başkanlığı ile Hukuk Müşavirliği ve Adli Kolluk Birimleri '’
nin faaliyet alanları ile ilgili özel mevzuatlarındaki hükümler saklıdır.
MADDE 23-(1) 14/7/1965 tarihli ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu hükümlerine
göre kullanılan yasal izinler, geçici görev vb. durumlarda her birim tarafından düze nlenmiş
vekalet onaylarına göre vekalet işlemleri, yerine vekalet edilen kullanıcılar ya da KYY'leri
tarafından yerine getirilir. Vekalet onayı olmayan birimlerde vekalet edilmesi gereken
kullanıcının sıralı amirleri ya da bu amirlerin yetki verecekleri KY Y'leri tarafından vekalet
işlemleri sonuçlandırılır.
a) Kanunî bir sebeple görevi başında bulunamayan personel, görevden ayrılmadan önce
yetkili merciince vekil tayin edilen personele dair bilgileri ve vekalet süresi bilgisini EBYS' ye
kaydetmek zorundadır. Bu işlemin yapılmaması halinde vekalet işlemleri kullanıcının sıralı
amirleri ya da yetki verecekleri KYY'leri tarafından yerine getirilir.
b) Mücbir sebeplerle görevi başında bulunamayan personelin yerine tayin edilen vekil
dair bilgiler birim KYY' si tarafından EBYS'ye işlenir.
c) Bir personele ait vekâlet aynı anda birden fazla kişiye bırakılamayacaktır.
13
MADDE 24-(1) 657 sayılı Kanun hükümlerine göre kullanılan yasal izinler;
a) Senelik izin ve mazeret izin talepleri EBYS' de yer alan "İzin Formu” (Ek -17) izin
talep formu talep eden personel tarafından doldurularak Bakanlık İzin Yönergesine göre amirin
onayına sunulur.
b) EBYS' nin çalışmadığı durumlarda 26.madde hükümlerine göre işlem yapılır.
c) Belge verisi alanında yer alan "DAĞITIM" kısmında izne ayrılacak personelin görev
yaptığı birim ile Personel Müdürlüğü, Personel Şubesi Müdürlüğü veya personel işlemlerine
bakan idareye yapılır. Akış kısmında izin işlemlerini kayıt altına alan personel koordine parafçı
olarak seçilir.
ç) Sıhhi izin onay işlemleri de EBYS içerisinde bulunan "Sıhhi İzin Onay Formu”
kullanılarak personel birimleri tarafından yapılır. Personel birimince sağlık raporu sisteme
taratılarak sistem üzerinde hazırlanan form ile ilişkilendirilir.
MADDE 25- (1) Birim hiyerarşisi ve organizasyonlarında yapılacak olan
değişikliklerde (isim değişikliği, yeni birim açma, kapatma, birleştirme, alt birim değişikliği,
kısmi birleştirme ve ayırma işlemleri) Başkanlık görüşünün alınması zorunludur.
(2) EBYS' de iş ve işlemlerin sağlıklı yürütülmesi amacıyla birimlerin/servislerin
bölünmesi işlemleri söz konusu birimlerin aynı idari birim kimlik kodu kullanması şartıyla
Birimlerden gelen talepler doğrultusunda Başkanlıkça değerlendirilir.
(3) Evrakların tasnifi ve imha işlemleri SDP’ye uygun olarak EBYS üzerinde yapılır.
MADDE 26 - EBYS çerçevesinde tüm yazılara ilk paraf aşamasında sayı verilecektir.
Yazının paraf/imza silsilesinde reddi durumunda, değişen yazıya yeni bir sayı verilecektir. Bu
sebepten dolayı üretilen yazıların sayıları ardışık olmayacaktır. Reddedilen sayı hiçbir yazı için
kullanılmayacaktır.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Çeşitli Hükümler
Diğer hükümler
MADDE 2 7- (1) EBYS'nin geçici olarak kullanılamadığı durumlarda 1 Seri No'lu
Elektronik Gümrük İşlemleri Acil Durum Tebliği hükümlerine göre fiziksel belge akışı
uygulanır. Böyle durumlarda engelin ortadan kalkmasından itibaren fiziki belgelerin taratılarak
EBYS'ye aktarılması ilgili birimin sorumluluğundadır.
(2) Mahkemeler, savcılıklar ve icra dairelerinden gelen veya buralara gönderilen
hukukî belgeler kanunen belli sürelere ta bi olduğu cihetle, bu nevi belgenin alınması ve
gönderilmesinde, EBYS'ye kayıt hususu saklı kalmak üzere bu Yönergenin 13 üncü ve 14 üncü
maddelerindeki usul uygulanmayabilir. Bu durumda ilgili birimler durumu genel evrak birimine
bildirir.
(3) Mahkemeler, savcılıklar ve icra dairelerinden gelen yazılar, Bakanlık Hukuk
Müşavirliğince tebellüğ edilir ve gerekli işlemleri müteakip, taranmak üzere Bakanlık genel
evrakına gönderilir. Taşra teşkilatında işlemler Bölge Müdürlüklerinde Hukuk Grup Başkanlığı,
Gümrük Müdürlüklerinde ise Hukuk Büroları aracılığıyla yürütülür.
14
MADDE 2 8- Ticaret Bakanlığına sunulan evrakların hızlı, güvenilir ve doğru bir
şekilde sonuçlandırılabilmesi için başvuruyu yapan tüzel ve özel kişilerden vergi numarası/T.C.
kimlik numarası mümkün olduğu durumlarda alınacaktır.
MADDE 2 9- EBYS’ye firma/kurum/kişi tanımlama ve güncelleme yetkisi sadece
genel ve birim evrak servisleri ile ihtiyaç halinde belirlenecek diğer kullanıcılara verilecektir.
MADDE 30 - (1) Kapsamdaki kurul uşlarda hazırlanan belgelerde, aşağıda belirtilen
erişim hakkı yöntemlerinden birisi seçilir:
a) Tasnif dışı: İçerdiği konular itibarıyla gizlilik dereceli bilgiler taşımayan belgelere
verilen erişim sınıfıdır.
b) Hizmete Özel İçerdiği konular itibarıyla gizlilik dereceli konular dışında olan,
güvenlik İşlemine ihtiyaç gösteren ve Devlet hizmetine ait özel bilgileri ihtiva eden bilgi ve
belgelere verilen erişim sınıfıdır.
c) Özel: İçerdiği konular itibarıyla, müsaadesiz olarak açıklandığı takdirde millî
menfaatlerimizi, Bakanlığımızın saygınlık ve çıkarlarım olumsuz yönde etkileyecek veya bir
şahsın zarar görmesine yahut yarar sağlamasına neden olabilecek bilgi ve belgelere verilen
erişim sınıfıdır.
ç) Gizli: Müsaadesiz olarak açıklandığı takdirde millî gü venliğimizi ya da itibarımızı
ciddi ve olumsuz yönde etkileyecek, idari soruşturmaya, adlî soruşturma ve kovuşturmaya zarar
verebilecek olan bilgi ve belgelere verilen erişim sınıfıdır.
d) Çok Gizli: Müsaadesiz olarak açıklandığı takdirde millî güvenliğim izi büyük
ölçüde tehlikeye düşürecek, Devletimize ve müttefiklerimize büyük ölçüde zararlar verebilecek
bilgi ve belgelere verilen erişim sınıfıdır.
MADDE 31- (1) Bu yönergede yer almayan hükümlerde kullanıcılar EBYS üzerinde
yer alan yardım kılavuzunu kullanmakla yükümlüdür. Kullanıcıların yardım kılavuzunu da
kullanarak çözüm bulamadıkları konular Başkanlığa iletilir.
MADDE 32 - Başkanlık geçiş süreci ve sonrasında öngörülemeyen durumlarda her
türlü idari tedbiri almaya ve uygulamayı düzenlemeye yetkilidir.
GEÇİCİ MADDE 1 - (1) Ticaret il Müdürlükleri EBYS ile entegrasyon işlemleri
gerçekleşinceye kadar birimlerine EBYS yolu ile gelen belgelerin Valilik kayıt işlemlerini,
EBYS üzerinden kağıt ortamına aktarılan belgeler üzerin den yaparlar. Ticaret İl Müdürlükleri
tarafından oluşturulan ve imza onay süreçlerinde Valilik Makamının yer alması halinde;
oluşturulan belgenin, İl Müdürlüğünde imza onay süreçleri tamamlanan belge, fiziksel ortama
aktarılır. Valilik İmza onay süreçleri ise fiziksel ortamda tamamlanır. Bu işlemin ardından
EBYS 'ye taratılarak aktarılan belge yeni kayıt numarası alarak daha önceden imza onay süreci
tamamlanan belge ile ilişkili belge olarak tanımlanır. Valilikler tarafından imza onay süreci
tamamlanan belgeler taranarak EBYS 'ye aktarılır. Taranan belge EBYS üzerinden ya da fiziki
ortamda ilgili birime gönderme işlemi yapılabilir. İçişleri Bakanlığı ile EBYS entegrasyonu
sağlanması durumunda gelen ve giden belge işlemleri EBYS üzerinden yapılabilir. Başkanl ık
bu konuda uygulama ayrıntılarını belirlemeye yetkilidir
2) İllerde Ticaret İl Müdürlükleri, ilçelerde Kaymakamlıklar bünyesinde bulunan
Tüketici Hakem Heyetleri (THH) iş ve işlemlerini TÜBİS THH modülü üzerinden
gerçekleştirmektedirler. THH'ler Bakanlığımız taşra teşkilatı içinde yer almadığı için, TÜBİS
THH modülü EBYS ile entegre edilmez.
15
(3 )Bakanlığımız Elektronik Belge Yönetim Sistemi ile entegre edilmesi gereken,
Bakanlığımız birimlerine ait bilgi sistemleri EBYS'ye uygun olmak zorundadır. EBYS'ye uygun
olmayan bilgi sistemleri Başkanlığın talebi üzerine ilgili birim ve BİD tarafından EBYS işlem
süreçlerine uygun hale getirilir. Söz konusu bilgi sistemleri uygun hale getirilinceye kadarki
süreç, ilgili birimin sorumluluğundadır. Başkanlık geçiş süreci tamamlanana kadar istisna
getirmeye ve her türlü idari tedbiri almaya yetkilidir.
MADDE 33- (l) Bakanlık Makamının 19/08/2016 tarihli mülga Gümrük ve Ticaret
Bakanlığı Elektronik Belge Yönetim Sistemi Uygulama Yönergesi ile Bakanlık Makamının
16/05/2014 tarihli mülga Ekonomi Bakanlığı Elektronik Belge Yönetim Sistemi Uygulama
Yönergesi yürürlükten kaldırılmıştır.
MADDE 34- (1) Bu Yönerge tüm onaylandığı tarihte yürürlüğe girer.
MADDE 35– Bu Yönerge hükümlerini Ticaret Bakanı yürütür.
16
Ek-1 : Başlık Örnekleri
T.C.
TİCARET BAKANLIĞI
Strateji Geliştirme Başkanlığı
T.C.
TİCARET BAKANLIĞI
Strateji Geliştirme Başkanlığı - İdareyi Geliştirme Dairesi
Belge Yönetimi Şubesi
T.C.
TİCARET BAKANLIĞI
Orta Anadolu Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlüğü
T.C.
TİCARET BAKANLIĞI
İthalat Genel Müdürlüğü
T.C.
TİCARET BAKANLIĞI
Orta Anadolu Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlüğü
Ankara Gümrük Müdürlüğü
T.C.
ANKARA VALİLİĞİ
Ticaret İl Müdürlüğü
T.C.
ANKARA VALİLİĞİ
Ticaret İl Müdürlüğü
………Şubesi
17
Ek-2 : İmza Onay Aşamaları
Genel Müdürlüklerde Bakanlık Makamına çıkacak yazılarda
Memur/Uzman Yardımcısı
Şef
Şube Müdürü/ Uzman
Daire Başkanı
Genel Müdür Yardımcısı
Genel Müdür
Bakan Yardımcısı
Bakan
Genel Müdürlüklerde Bakan Yardımcılığı Makamına çıkacak yazılarda
Memur/Uzman Yardımcısı
Şef
Şube Müdürü/Uzman
Daire Başkanı
Genel Müdür Yardımcısı
Genel Müdür
Bakan Yardımcısı
Taşrada Ticaret İl Müdürlüğüne çıkacak yazılarda
Memur
Şef
Şube Müdürü
Taşrada Bölge Müdürlüğüne çıkacak yazılarda
Memur
Şef
Şube Müdürü
Bölge Müdür Yardımcısı
Taşrada Bağlantı Müdürlüğüne çıkacak yazılarda
Memur
Şef
Müdür Yardımcısı
18
Ek-3: Merkez Dış Yazışma İmza Örneği
T.C.
TİCARET BAKANLIĞI
Birim Adı
Sayı : : 14061376/602.04.01 …./…/2018
Konu : : ………………………..
……………………………….
İlgi : a) ….. tarihli ve ….. sayılı yazınız.
b) ….. tarihli ve ….. sayılı yazımız.
……………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………….
Bilgilerini ve gereğini arz/rica ederim.
Adı Soyadı
Bakan a
……………
Bu belge 5070 sayılı elektronik imza kanununa göre güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Bu belgeyi www.ticaret.gov.tr adresinden (…………….) doğrulama kodu ile sorgulayabilirsiniz.
Adres: ………………………………………….……. Bilgi için: Adı Soyadı – Ünvan
Tel: (0 312) xxx xx xx Faks: (0 312) xxx xx xx
Elektronik Ağ: http://www.ticaret.gov.tr E-posta: ………[email protected]
19
Ek-4: Merkez Dış Yazışma Paraf Örneği (EBYS Dışı Islak İmzalı Yazılar İçin)
T.C.
TİCARET BAKANLIĞI
Birim Adı
Sayı : : 14061376/602.04.01 …./…/2018
Konu : : ………………………..
……………………………….
a) ….. tarihli ve ….. sayılı yazınız.
b) ….. tarihli ve ….. sayılı yazımız.
……………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………….
Bilgilerini ve gereğini arz/rica ederim.
Adı Soyadı
Bakan a
……………
…/…/……. ……... Paraf
…/…/……. ……... Paraf
…/…/……. ……... Paraf
Adres: ………………………………………….……. Bilgi için: Adı Soyadı – Ünvan
Tel: (0 312) xxx xx xx Faks: (0 312) xxx xx xx
Elektronik Ağ: http://www.ticaret.gov.tr E-posta: ………[email protected]
20
Ek-5: Merkez İç Yazışma Örneği
T.C.
TİCARET BAKANLIĞI
Birim Adı-Alt Birim Adı
Sayı : 14061376/602.04.01 …./…/2018
Konu : …………………
………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………….
Bilgilerini ve gereğini arz/rica ederim.
Adı Soyadı
(Unvanı)
Bu belge 5070 sayılı elektronik imza kanununa göre güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Bu belgeyi www.ticaret.gov.tr adresinden (…………….) doğrulama kodu ile sorgulayabilirsiniz.
Adres: ………………………………………….……. Bilgi için: Adı Soyadı – Ünvan
Tel: (0 312) xxx xx xx Faks: (0 312) xxx xx xx
Elektronik Ağ: http://www.ticaret.gov.tr E-posta: ………[email protected]
21
Ek-6 : İl Müdürlüğü Dış Yazışma Örneği
T.C.
…………… VALİLİĞİ
………………. Ticaret İl Müdürlüğü
Sayı : : 14061376/602.04.01 …./…/2018
Konu : : ………………………..
……………
İlgi : a) ….. tarihli ve ….. sayılı yazınız.
b) ….. tarihli ve ….. sayılı yazımız.
……………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………….
Bilgilerini ve gereğini arz/rica ederim.
…………………….
………………….
Bu belge 5070 sayılı elektronik imza kanununa göre güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Bu belgeyi www.ticaret.gov.tr adresinden (…………….) doğrulama kodu ile sorgulayabilirsiniz.
Adres: ………………………………………….……. Bilgi için: Adı Soyadı – Ünvan
Tel: (0 312) xxx xx xx Faks: (0 312) xxx xx xx
Elektronik Ağ: http://www.ticaret.gov.tr E-posta: ………[email protected]
22
Ek-7 : İl Müdürlüğü İç Yazışma Örneği
T.C.
……………… VALİLİĞİ
…………… Ticaret İl Müdürlüğü
………… Şubesi
Sayı : : 14061376/602.04.01 …./09/2018
Konu : : ………………………..
……………..
İlgi :a) ….. tarihli ve ….. sayılı yazınız.
b) ….. tarihli ve ….. sayılı yazımız.
……………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………….
Bilgilerini ve gereğini arz ederim.
…………………….
…………..
Bu belge 5070 sayılı elektronik imza kanununa göre güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Bu belgeyi www.ticaret.gov.tr adresinden (…………….) doğrulama kodu ile sorgulayabilirsiniz.
Adres: ………………………………………….……. Bilgi için: Adı Soyadı – Ünvan
Tel: (0 312) xxx xx xx Faks: (0 312) xxx xx xx
Elektronik Ağ: http://www.ticaret.gov.tr E-posta: ………[email protected]
23
Ek-8 : Bölge Müdürlüğü Dış Yazışma Örneği
T.C.
TİCARET BAKANLIĞI
………………….. Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlüğü
Sayı : : 14061376/602.04.01 …./09/2018
Konu : : ………………………..
…………………….
İlgi :a) ….. tarihli ve ….. sayılı yazınız.
b) ….. tarihli ve ….. sayılı yazımız.
……………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………….
Bilgilerini ve gereğini arz/rica ederim.
…………………….
…………….
Bu belge 5070 sayılı elektronik imza kanununa göre güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Bu belgeyi www.ticaret.gov.tr adresinden (…………….) doğrulama kodu ile sorgulayabilirsiniz.
Adres: ………………………………………….……. Bilgi için: Adı Soyadı – Ünvan
Tel: (0 312) xxx xx xx Faks: (0 312) xxx xx xx
Elektronik Ağ: http://www.ticaret.gov.tr E-posta: ………[email protected]
24
Ek-9 : Bölge Müdürlüğü İç Yazışma Örneği
T.C.
TİCARET BAKANLIĞI
…………. Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlüğü
……Şubesi
Sayı : : 14061376/602.04.01 …./…//2018
Konu : : ………………………..
……………………
İlgi : a) ….. tarihli ve ….. sayılı yazınız.
b) ….. tarihli ve ….. sayılı yazımız.
……………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………….
Bilgilerini ve gereğini arz ederim.
…………………….
………………
Bu belge 5070 sayılı elektronik imza kanununa göre güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Bu belgeyi www.ticaret.gov.tr adresinden (…………….) doğrulama kodu ile sorgulayabilirsiniz.
Adres: ………………………………………….……. Bilgi için: Adı Soyadı – Ünvan
Tel: (0 312) xxx xx xx Faks: (0 312) xxx xx xx
Elektronik Ağ: http://www.ticaret.gov.tr E-posta: ………[email protected]
25
Ek-10 : Bölge Müdürlüğü Bağlantı Müdürlükler Dış Yazışma Örneği
T.C.
TİCARET BAKANLIĞI
………….. Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlüğü - .…. Gümrük Müdürlüğü
Sayı : : 14061376/602.04.01 …./09/2018
Konu : : ………………………..
……………………
İlgi : a) ….. tarihli ve ….. sayılı yazınız.
b) ….. tarihli ve ….. sayılı yazımız.
……………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………….
Bilgilerini ve gereğini arz/rica ederim.
…………………….
Gümrük Müdürü
Bu belge 5070 sayılı elektronik imza kanununa göre güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Bu belgeyi www.ticaret.gov.tr adresinden (…………….) doğrulama kodu ile sorgulayabilirsiniz.
Adres: ………………………………………….……. Bilgi için: Adı Soyadı – Ünvan
Tel: (0 312) xxx xx xx Faks: (0 312) xxx xx xx
Elektronik Ağ: http://www.ticaret.gov.tr E-posta: ………[email protected]
26
Ek-11 : Bölge Müdürlüğü Bağlantı Müdürlükler İç Yazışma Örneği
T.C.
TİCARET BAKANLIĞI
…………….. Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlüğü - ……. Gümrük Müdürlüğü
(………… Servisi)
Sayı : : 14061376/602.04.01 …./09/2018
Konu : : ………………………..
……………………….
İlgi : a) ….. tarihli ve ….. sayılı yazınız.
b) ….. tarihli ve ….. sayılı yazımız.
……………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………….
Bilgilerini ve gereğini arz ederim.
…………………….
……………
Bu belge 5070 sayılı elektronik imza kanununa göre güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Bu belgeyi www.ticaret.gov.tr adresinden (…………….) doğrulama kodu ile sorgulayabilirsiniz.
Adres: ………………………………………….……. Bilgi için: Adı Soyadı – Ünvan
Tel: (0 312) xxx xx xx Faks: (0 312) xxx xx xx
Elektronik Ağ: http://www.ticaret.gov.tr E-posta: ………[email protected]
27
Ek-12 : Bakanlık Makamı Onayı İmza Örneği
T.C.
TİCARET BAKANLIĞI
Birim Adı
Sayı : ………………… …./…./2018
Konu : …………………
BAKANLIK MAKAMINA
…………………………………………………………………………………………………
……………….…………………………………………………………………………………
İmza
Adı Soyadı
Birim Amiri
Uygun görüşle arz ederim.
…/…/……..
İmza
Adı Soyadı
Bakan Yrd.
OLUR
…/…/…….
İmza
Adı Soyadı
Bakan
Bu belge 5070 sayılı elektronik imza kanununa göre güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Bu belgeyi www.ticaret.tr adresinden (…………….) doğrulama kodu ile sorgulayabilirsiniz.
Adres: ………………………………………….……. Bilgi için: Adı Soyadı – Ünvan
Tel: (0 312) xxx xx xx Faks: (0 312) xxx xx xx
Elektronik Ağ: http://www.ticaret.gov.tr E-posta: ………[email protected]
28
Ek-13 : Bakanlık Makamı Onayı Paraf Örneği (EBYS Dışı Islak İmzalı Yazılar İçin)
T.C.
TİCARET BAKANLIĞI
Birim Adı
Sayı : ………………… …./…./2018
Konu : …………………
BAKANLIK MAKAMINA
…………………………………………………………………………………………………
……………………………….…………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
Paraf
Adı Soyadı
Birim Amiri
Uygun görüşle arz ederim.
…/…/……..
Paraf
Adı Soyadı
Bakan Yrd.
OLUR
…/…/…….
Paraf
Adı Soyadı
Bakan
…/…/…. Daire Başkanı Paraf
…/…/……. Gen. Müd. Yrd. Paraf
Adres: ………………………………………….……. Bilgi için: Adı Soyadı – Ünvan
Tel: (0 312) xxx xx xx Faks: (0 312) xxx xx xx
29
Ek-14 : Bakanlık Makamı Bilgi Notu Örneği
BİLGİ NOTU KİME BAKAN YARDIMCILIĞI MAKAMINA (FATİH
METİN)
KİMDEN
KONU EBYS
TARİH
HAZIRLAYAN
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………….………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………….……………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………….…………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………..
Bilgilerine arz ederim.
.
Adres: ………………………………………….……. Bilgi için: Adı Soyadı – Daire Başkanı
Tel: (0 312) xxx xx xx Faks: (0 312) xxx xx xx
Elektronik Ağ: http://www.ticaret.gov.tr E-posta: ………[email protected]
30
Ek-15 : Bakan Yardımcılığı Makamı Onayı İmza Örneği
T.C.
TİCARET BAKANLIĞI
Birim Adı
Sayı : ………………… …./…./2018
Konu : …………………
BAKANLIK MAKAMINA
…………………………………………………………………………………………………
………………………………………….………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
İmza
Adı Soyadı
Birim Amiri
OLUR
…/…/…….
İmza
Adı Soyadı
Bakan a.
Bakan Yardımcısı
Bu belge 5070 sayılı elektronik imza kanununa göre güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Bu belgeyi www.ticaret.gov.tr adresinden (…………….) doğrulama kodu ile sorgulayabilirsiniz.
Adres: ………………………………………….……. Bilgi için: Adı Soyadı – Ünvan
Tel: (0 312) xxx xx xx Faks: (0 312) xxx xx xx
Elektronik Ağ: http://www.ticaret.gov.tr E-posta: ………[email protected]
31
Ek-16 : Bakan Yardımcılığı Makamı Onayı Paraf Örneği (EBYS Dışı Islak İmzalı Yazılar
İçin)
T.C.
TİCARET BAKANLIĞI
Birim Adı
Sayı : ………………… …./…./2018
Konu : …………………
BAKANLIK MAKAMINA
…………………………………………………………………………………………………
……………….…………………………………………………………………………………
……………….…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
….……………………
Paraf
Adı Soyadı
Birim Amiri
OLUR
…/…/…….
Paraf
Adı Soyadı
Bakan a.
Bakan Yardımcısı
…/…/……. Daire Başkanı Paraf
…/…/……. Gen. Müd. Yrd. Paraf
Adres: ………………………………………….……. Bilgi için: Adı Soyadı – Ünvan
Tel: (0 312) xxx xx xx Faks: (0 312) xxx xx xx
Elektronik Ağ: http://www.ticaret.gov.tr E-posta: ………[email protected]
32
Ek-17: İzin formu Örneği
T.C.
TİCARET BAKANLIĞI
İzin Formu
Adı Soyadı :
Görev Yeri :
Unvanı :
Özlük Numarası :
İzin Türü : Senelik Mazeret
Toplam İzin Hakkı :
Kullanmak İstediği İzin Süresi :
İzni Geçireceği Yer ve Adresi :
Telefon Numarası :
……………… MAKAMINA
…/…/2018 tarihinden başlamak üzere yukarıda belirttiğim süre kadar izin kullanmak istiyorum.
Gereğini arz ederim. …./…./2018
İmza
Kayıtlarımıza Uygundur.
(İlgili Şube)
…/…/2018
Personel Birim Yetkilisi
…/…/2018
İzne Ayrılmasında Sakınca Yoktur.
…/…/2018
O L U R
…/…/2018
İzni Veren Makam
Adı geçen personel yukarıda belirtilen (…..) gü n iznini kullanarak …/…/2018 tarihinde görevine
başlamıştır.
33
Ek-18 : Belge Tarama Formu Örneği
BELGE TARAMA FORMU
EVRAKIN NİTELİĞİ : (ÖZEL, GİZLİ vb.)
GELDİĞİ YER :
GELDİĞİ YER SAYI VE TARİHİ1 :
GİDECEĞİ BİRİM2 :
BAKANLIK EVRAK KAYIT3
NO. VE TARİHİ :
EK / EKLER:
1 Zarf üzerinde mevcut olan bilgilere göre doldurulur.
2 Hangi hizmet birimine gönderildiği zarfında yer alan bilgilerden anlaşılamayan evrakın zarfı, Evrak Birimi
amirince açılarak, ilgili hizmet birimi tespit edilir.
3 Bu ve diğer sayı/tarihler formun taranmasından ve ilgili birimlerden sayı almasından sonra el ile yazılır.