Kurum Yönetmelikleri · Resmî Gazete: 2022-01-14
Resmî kaynak: https://kms.kaysis.gov.tr/Home/Goster/185614
14 Ocak 2022 CUMA Resmî Gazete Sayı : 31719
YÖNETMELİK
Ticaret Bakanlığından:
KOOPERATİFLERDE ELEKTRONİK ORTAMDA YAPILACAK
GENEL KURULLARA İLİŞKİN YÖNETMELİK
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı; kooperatif genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılma,
öneride bulunma, görüş açıklama ve oy kullanmaya ilişkin usul ve esasların düzenlenmesidir.
MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik; kooperatif, kooperatif birlikleri, kooperatifler merkez birlikleri ve Türkiye
Milli Kooperatifler Birliği genel kurullarına elektronik ortamda katılmaya, öneride bulunmaya, görüş açıklamaya ve oy
kullanmaya ilişkin usul ve esasları, genel kurullara elektronik ortamda katılmaya ve oy vermeye ilişkin anasözleşme
hükmünün örneğini, ortak ve temsilci tarafından oy kullanılma esaslarını, Elektronik Genel Kurul Sisteminin işleyiş
esaslarını ve bu sistemin katılımcılarının yükümlülüklerini kapsar.
MADDE 3 – (1) Bu Yönetmelik, 24/4/1969 tarihli ve 1163 sayılı Kooperatifler Kanununun 45 inci maddesinin
yedinci fıkrasına dayanılarak düzenlenmiştir.
MADDE 4 – (1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) Bakan: Ticaret Bakanını,
b) Bakanlık: Ticaret Bakanlığını,
c) Bakanlık temsilcisi: 1163 sayılı Kanu nun 87 nci maddesi uyarınca kooperatif, kooperatif birliği, kooperatif
merkez birliği, Türkiye Milli Kooperatifler Birliği genel kurullarında bulundurulması gereken Bakanlık temsilcisini,
ç) Elektronik Genel Kurul Sistemi (EGKS): 1163 sayılı Kanunun 45 inci maddesinin yedinci fıkrası uyarınca
elektronik ortamda genel kurul yapacak kooperatiflerin kuracakları veya destek hizmeti alabilecekleri bilişim sistemini,
d) Elektronik ortamda katılma : Kooperatif genel kurul toplantılarına EGKS’den katılmayı, görüş açıklamayı,
öneride bulunmayı ve oy kullanmayı,
e) Güvenli Elektronik İmza: 15/1/2004 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun 4 üncü maddesinde
tanımlanan elektronik imzayı,
f) Kanun: 24/4/1969 tarihli ve 1163 sayılı Kooperatifler Kanununu,
g) Kooperatif: 1163 sayılı Kanun, 18/4/1972 tarihli ve 1581 sayılı Tarım Kredi Kooperatifleri ve Birlikleri
Kanunu ve 1/6/2000 tarihli ve 4572 sayılı Tarım Satış Kooperatif ve Birlikleri Hakkında Kanun kapsamında faaliyet
gösteren kooperatifleri, kooperatif birlikleri, kooperatifler merkez birlikleri ve Türkiye Milli Kooperatifler Birliğini,
ğ) Kooperatif Bilgi Sistemi (KOOPBİS): Kanunun ek 5 inci maddesinin birinci fıkrası uyarınca oluşturulan bilgi
sistemini,
h) Ortak: Kanun hükümleri uyarınca kooperatif genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılma hakkı olan
gerçek veya tüzel kişiyi,
ı) Temsilci: Kanunun 49 uncu maddesinde belirtilen hususlara göre kooperatif ortağını temsil etmeye yetkili
kişiyi,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Genel Kurul Öncesi İşlemler
MADDE 5 – (1) Kanunun 45 inci maddesinin yedinci fıkrası uyarınca EGKS’yi uygulayacak kooperatif
anasözleşmesinde, Ek-1’de yer alan hükmün genel kurul toplantısının düzenlendiği bölüm altında ayrı bir madde olarak
değiştirilmeden yer alması zorunludur.
(2) Ana sözleşmelerinde Ek -1’de yer alan anasözleşme hükmü bulunan kooperatifler, yapacakları elektronik
ortamdaki genel kurul toplantısında, ortakların ve temsilcilerin genel kurula elektronik ortamda katılabilmelerini ve oy
verebilmelerini sağlamak zorundadır.
MADDE 6 – (1) Kanunun 45 inci maddesinin yedinci fıkrası uyarınca EGKS’yi uygulayacak kooperatiflerin,
genel kurul toplantılarına ilişkin Kanun ve anasözleşme gereği yapılması zorunlu olan çağrılar ı, genel kurul öncesi
ortakların incelemesine sunulması zorunlu olan belgeleri ve toplantı gündemine ilişkin belgeleri güvenli elektronik
imzalı olarak Kanunda öngörülen süreler içinde 24/3/2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
ve ilgili mevzuat hükümleri kapsamında EGKS’de ortakların erişimine sunar.
MADDE 7 – (1) Genel kurula elektronik ortamda şahsen veya temsilcileri aracılığıyla katılmak isteyen ortaklar
bu tercihlerini EGKS’den bildirir.
(2) Gene l kurula temsilcinin katılacağı durumda temsilcinin kimlik bilgisinin EGKS’ye kaydedilmesi
zorunludur. Temsilcinin toplantıya şahsen katılacağı durumlarda da yetkilendirme bu şekilde yapılabilir. Ortak, temsilci
tayin ederken temsilcisini genel olarak yetk ilendirebileceği gibi her bir gündem maddesine ilişkin ayrı ayrı da
yetkilendirebilir. Temsilci, temsil edilenin talimatına uygun oy kullanır. Talimata aykırılık, oyu geçersiz kılmaz. Temsil
edilenin temsilciye karşı hakları saklıdır.
(3) Genel kurula elektronik ortamda katılımda yalnızca ortaklar temsilci olarak tayin edilebilir ve bir ortak birden
fazla ortağı temsil edemez. Toplantıya şahsen katılımda Kanunun 49 uncu maddesi çerçevesinde temsile ilişkin
hükümler saklıdır.
(4) Tüzel kişi ortak adına, biri nci ve ikinci fıkralar uyarınca EGKS’de yapılacak bildirimlerin tüzel kişi imza
yetkilisince 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 1526 ncı maddesinin dördüncü fıkrası gereğince
tüzel kişi ortak namına kendi adlarına üretilen güvenli elektronik imzayla imzalanması gerekir.
(5) Genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılacağını bildiren ortak bu tercihini EGKS’de geri alabilir.
Elektronik ortamda katılma yönündeki bu talebini geriye almayan ortağın kendisi veya temsilcisi genel kurul toplantısına
şahsen katılamaz.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Genel Kurul Anındaki İşlemler
MADDE 8 – (1) Genel kurula elektronik ortamda katılım, ortakların ve temsilcilerin güvenli elektronik imzaları
ile EGKS’ye girmeleriyle gerçekleşir.
(2) Toplantı ya elektronik ortamda katılan ortaklara ve temsilcilere ilişkin liste toplantı başlamadan önce
EGKS’den alınır. Bu liste, toplantıda hazır bulunanlar listesinin oluşturulmasında kullanılır.
MADDE 9 – (1) Genel kurul toplantısı fiili ve elektronik ortamda aynı anda açılır. Toplantının açılabilmesi için
Kanun, ilgili mevzuat ve anasözleşmede yer alan şartların yerine getirildiğinin Bakanlık temsilcisince de tespiti
zorunludur. EGKS’deki teknik işlemlerin toplantı anında yerine getirilmesi için toplantı başkanı tarafından uzman kişiler
de görevlendirilebilir.
MADDE 10 – (1) Ortak ve temsilci, elektronik ortamda katıldığı genel kurul toplantısında görüşlerini elektronik
olarak iletir.
MADDE 11 – (1) Genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılanlar, toplantı başkanının ilgili gündem
maddesine ilişkin oylamaya geçildiğini bildirmesinden sonra, oylarını EGKS üzerinden kullanır.
(2) Gizli oylamalarda kullanılan elektronik oyların gizliliğini koruyacak her türlü tedbir alınır.
(3) Her gündem maddesinin toplantı başkanının oylamaya geçildiğini bildirmesinden sonra ayrı ayrı oylanması
zorunludur. Ortak ve temsilci ilgili gündem maddesine ilişkin olarak verdiği oyu değiştiremez. Oylama sonucu, EGKS
üzerinden toplantı başkanına iletilir. Toplantı başkanı bu sonucu ve varsa elektronik ortamda gönderilen muhalefet
şerhini tutanağa işletir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
MADDE 12 – (1) Kanunun 45 inci maddesinin yedinci fıkrası uyarınca genel kurul toplantısına elektronik
ortamda katılma ve oy kullanma sistemini uygulayacak kooperatifler ile bu amaçla destek hizmeti sunacak şirketler
aşağıda belirtilen yükümlülükleri de yerine getirmek zorundadır:
a) Kooperatifler, kendi kuracakları EGKS'nin Kanun ve bu Yönetmelik hükümlerine uygunluğunu Bakanlık
tarafından belirlenip Bakanlığın internet sayfasında yayımlanan usul ve esaslar doğrultusunda tespit ettirip tescil ve ilan
ettirmek zorundadır.
b) Kooperatiflerin kendisi ve varsa destek hizmeti aldıkları şirketler, EGKS’de yapılan tüm işlemlere ilişkin
kayıtları, genel kurula elektronik ortamda katılan ortakların ve temsilcilerin kimlik bilgilerini, elektronik ortamda,
bunların gizliliğini ve bütünlüğünü sağlayarak on yıl süreyle saklamak zorundadır.
c) Kooperatiflerin EGKS’yi kurmak yerine destek hizmeti alımını tercih etmeleri durumunda destek hizmeti
alınan şirket için de (a) bendi hükmü uygulanır. EGKS’den kaynaklanan nedenlerle hak sahip lerinin uğrayacağı
zararlardan gerek destek hizmeti alan kooperatifin, gerek destek hizmeti veren şirketin sorumluluğu genel hükümlere
göre belirlenir.
ç) Kooperatiflerin kendisi ve varsa destek hizmeti aldıkları şirketler, hukuka aykırı olarak kişisel ver ilerin
işlenmesini ve bu verilere erişilmesini önlemek amacıyla gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri alır.
MADDE 13 – (1) EGKS üzerinden oluşturulan belgeler; toplantı başkanlığını oluşturan üyeler, koop eratif
yönetim kurulu üyeleri ve Bakanlık temsilcisi tarafından güvenli elektronik imza ile de imzalanabilir.
MADDE 14 – (1) Bu Yönetmeliğin uygulanması ile ilgili tereddütleri gidermeye, uygulamayı düzenlemeye ve
EGKS’nin taşıması gereken teknik ve güvenlik kriterlerine ilişkin usul ve esasları belirlemeye Bakanlık yetkilidir.
(2) Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde; kooperatif ve üst kuruluşlarının genel kurul toplantılarına
ilişkin diğer mevzuat hükümleri kıyasen uygulanır.
GEÇİCİ MADDE 1 – (1) KOOPBİS’te EGKS’ler ile elektronik ortamda veri alışverişini mümkün kılan altyapı
kuruluncaya kadar genel kurul belgeleri toplantı bitiminde, toplantı başkanı tarafından, Bakanlık temsilcisinin kurumsal
elektronik post a adresine veya Kayıtlı Elektronik Posta hesabına gönderilir ya da elektronik belge taşımaya ve
saklamaya elverişli bir ortam içinde Bakanlık temsilcisine teslim edilir.
MADDE 15 – (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
MADDE 16 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Ticaret Bakanı yürütür.
Ek-1
Genel Kurula Katılmaya ve Oy Vermeye İlişkin Anasözleşme Hükmü Örneği
Genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılım
Kooperatifin genel kurul toplantılarına katılma hakkı bulunan ortakları bu toplantılara, 24/4/1969 tarihli ve 1163
sayılı Kooperatifler Kanununun 45 inci maddesinin yedinci fıkrası uyarınca elektronik ortamda da katılabilir. Yönetim
kurulu tarafından karar alınması veya genel kurul tarihinden 20 gün önce 4’ten az olmamak üzere ortakların en az
1/10’unun yazılı olarak talep etmesi halinde genel kurul toplantısı elektronik ortamda yapılır.
Kooperatif, 14/1/2022 tarihli ve 31719 sayılı Resmî Gazete’de yayımlan an Kooperatiflerde Elektronik Ortamda
Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik hükümleri uyarınca ortaklarının genel kurul toplantılarına elektronik
ortamda katılmalarına, görüş açıklamalarına, öneride bulunmalarına ve oy kullanmalarına imkan tanıyacak elektronik
genel kurul sistemini kurabileceği gibi bu amaç için oluşturulmuş sistemlerden de hizmet satın alabilir. Yapılacak tüm
genel kurul toplantılarında anasözleşmenin bu hükmü uyarınca, kurulmuş olan sistem üzerinden ortakların ve
temsilcilerinin, anılan Yönetmelik hükümlerinde belirtilen haklarını kullanabilmesi sağlanır.