Yönergeler
Resmî kaynak: https://kms.kaysis.gov.tr/Home/Goster/71973
T.C
BAŞBAKANLIK
DIŞ TİCARET MÜSTEŞARLIĞI
GENEL EVRAK İŞLEMLERİ YÖNERGESİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam ve Tanımlar
MADDE 1- (1) Bu Yönergenin amacı, Dış Ticaret Müsteşarlığı merkez birimlerinin
kendi aralarında, Müsteşarlık harici kurum ve kuruluşlar ile kişiler arasında yapılan her türlü
yazışmalar sonucu, gelen ve giden evrakların ilgili yerlere verimli, düzenli ve süratli bir
şekilde tasnif ve dağıtımını sağlamaktır.
MADDE 2- (1) 4059 sayılı Hazine Müsteşarlığı ile Dış Ticaret Müsteşarlığı Teşkilat
ve Görevleri Hakkında Kanunun ilgili maddeleri gereği merkez birimlerinin evrak, dosya ve
takip işlemleri ile bu işlemleri yürütecek personelin, görev, yetki ve soruml uluklarına ilişkin
esasları kapsar.
MADDE 3- (1) Bu Yönergede geçen;
a) Müsteşarlık: Dış Ticaret Müsteşarlığı’nı,
b) Genel Evrak: İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı’na bağlı Evrak Şube Müdürlüğü
tarafından yürütülmekte olan; Müsteşarlık dışından gelen, Müsteşarlık dışına giden ve
Müsteşarlık Merkez birimleri arasında gelen ve giden bütün evrakların alındığı, ilgil i
birimlerin ayrıştırılmasının yapıldığı, gelen evrak kayıtlarının tutulduğu, postalama ve dağıtım
işlemlerinin yapıldığı birimi,
c) Evrak: Görülen hizmetler, yapılan iş, işlem ve haberleşme sonucunda tarafları
kamu kuruluşları ve/veya kişiler olan her türlü yazılmış, basılmış, postalanmış, kayıt bandına
veya filme alınmış belgeleri,
ç) Özellik Taşıyan ve Kontrollü Evrak: Üzerinde ayrı bir gizlilik ve ivedilik derecesi
bulunan gizli, çok gizli, özel, hizmete özel, kişiye özel, ivedi, çok ivedi ve günlü işareti
taşıyan evrak telgraf ve faks yazıları,
d) Gizli Evrak: İzinsiz olarak açıklandığı takdirde ulusal güvenlik, saygınlık ve
çıkarlarımızı ciddi biçimde bozacak olan ve kapsadığı konu itibariyle yetkisiz kimselerce
bilinmesi sakıncalı olan evrakı,
e) Çok Gizli Evrak: İzinsiz olarak açıklandığı takdirde ülkemize hayati bakımdan zarar
verecek olan, güvenlik bakımından önemli bilgileri kapsayan, belirli yetki sahibi görevlilerce
bilinmesi ve görülmesi gereken, el değiştirmesi ve saklanması özel bir usule tabi olan evrakı,
f) Özel Evrak: İzinsiz olarak açıklandığı takdirde ülkemizin veya bir şahsın zarar
görmesine sebep olacak ve muhatabına güvenlik içinde ulaşması gereken evrakı,
g) Hizmete Özel Evrak: İhtiva ettiği bilgi itibariyle çok gi zli ve özel gizlilik dereceleri
ile korunması gerekmeyen fakat hizmeti yürütmesi gerekenlerden başkası tarafından
bilinmesine ihtiyaç duyulmayan evrakı,
ğ) Kişiye Özel Evrak: Gizlilik derecesi olmayan, kişiye ait özel evrakı,
h) İvedi Evrak: Süratle muhatabı olan birime veya görevliye teslimi gereken evrakı,
ı) Çok İvedi Evrak: Bekletilmeksizin derhal muhatabı olan birime veya görevliye
teslimi gereken evrakı,
i) Değeri Zimmetsiz Evrak: Kurye vasıtasıyla gelen ancak parasal değeri olmay an
evrakı,
j) Gelen Evrak: Müsteşarlık merkez ve taşra teşkilatı ile diğer kurum ve kuruluşlar ile
kişilerden gelen her türlü yazılı belgeleri,
k) Giden Evrak: Müsteşarlığa bağlı bir birimden, taşra teşkilatı ile diğer kurum ve
kuruluşlar ile kişilere gönderilen her türlü yazılı belgeleri,
l) İç Yazışma: Müsteşarlık birimleri arasında yapılan her türlü yazışmayı,
m) Birim Kodu: Yazışmalarda birimleri birbirinden ayırmaya yarayan rakamları,
n) Geliş Kayıt Numarası: Müsteşarlık merkez birimlerine dışarıdan gelen evraka,
Genel Evrak Şube Müdürlüğünce verilen numarayı,
o) Çıkış Kayıt Numarası: Müsteşarlık merkez birimlerinden çıkan evraka Genel Evrak
Şube Müdürlüğünce verilen numarayı,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Görev Yetki Ve Sorumluluk
MADDE 4- (1)
a) Personel arasında görev bölümü yaparak iş verimini ve uzmanlaşmayı artıracak
şekilde çalışmaları düzenlemek ve denetlemek,
b) Müsteşarlıktan çıkan evrakın kurye veya P.T.T. vasıtasıyla gönderilmesini
sağlamak,
c) Müsteşarlığa birimi belirtilmeden gönderilmiş evrakı almak, ilgili birimlerini tespit
etmek ve kaydını sağlamak,
d) Gelen ve giden evrakın aylık, yıllık istatistiği ile faaliyet raporunun çıkartılmasını
sağlamak,
e) Yıllık harcamaların hesabını tutmak,
f) Gelen ve giden evrak için kullanılan zimmet defterinin yıllık tasnifi ile saklanmasını
sağlamak,
g) Kanun, tüzük ve yönetmelik gibi mevzuattan kaynaklanan görevler ile amirlerince
verilen diğer görevleri yapmak ve/veya yaptırılmasını sağlamak.
MADDE 5- (1)
a) Evrak Şube Müdürlüğünde çalışan memurların çalışmalarını düzenlemek ve
denetlemek,
b) İş verimini ve uzmanlaşmayı artıracak tedbirleri almak,
c) Amirlerince verilecek diğer görevleri yapmak,
ç) Şube müdürünün olmaması halinde şube müdürünün görevini yapmak.
MADDE 6- (1)
a) Gelen evrakı kontrol ederek almak,
b) Gelen evraka tarih ve numara vermek,
c) Gelen evrakın, birimlere havale ve kayıtlarını yapmak,
ç) Müsteşarlık dışına gönderilen evrakı kontrol ederek almak,
d) Gideceği yerlere göre evrakı tasnif etmek ve ilgililere teslim etmek,
e) Amirlerince verilen diğer görevleri yapmak.
MADDE 7- (1)
a) Müsteşarlıktan çı kan evrakı zimmet defterine kaydederek ilgili kurum ve
kuruluşlara aynı gün içinde teslim etmek,
b) Amirlerince verilen diğer görevleri yapmak.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Gelen Evraka Yapılması Gereken İşlemler
MADDE 8 - (1) Evrak zarfla veya zarfsız olarak; P.T.T., Kargo kuruluşlarının
haberleşme görevlileri, gerçek kişiler veya tüzel kişiler ile bunların kanuni temsilcileri
vasıtasıyla elden geldiği gibi telgraf veya faks şeklinde de gelebilir.
MADDE 9- (1) a) Posta ve zimmetle gelen evrak;
1-Posta ile gelen evrak üzerinde gizli, çok gizli, özel, hizmete özel, kişiye özel gibi
gizlilik derecesi olan evrak ile normal evrak birbirinden ayrılarak tasnif edilir.
2-Kurye veya kargo aracılığı ile gelen evrakın üzerinde acele, çok acele ve süreli acele
ibaresi varsa, teslim alınırken zimmet defterine tarihi ve teslim alındığı saat yazılarak alınır.
3-Geliş şekli itibariyle, birimi ilgilendirmeyen evrak veya yanlış postalanmış evraka
ait zarf açılmadan bu durum tes pit edilirse herhangi bir işlem yapılmadan P.T.T., kargo
dağıtıcısı veya kuryeye iade edilir.
4-Gelen evrak; teslim alan görevlinin adı, soyadı, kabul tarihi, saati yazılarak değeri
zimmetsiz olarak teslim alınır.
b) Elden teslim alınan evrak;
1-Evrakın Müsteşarlık birimlerine ait olup olmadığı, tarihi, sayısı, eki ve imzasının
bulunup bulunmadığı kontrol edilir.
2-Evrak; gizli, çok gizli, özel, hizmete özel, kişiye özel gibi kapalı zarf ile gelmiş ise;
üzerindeki adres itibariyle Müsteşarlık birimlerine ait olup olmadığı kontrol edilir.
3-Herhangi bir eksiklik olmadığına kanaat getirilen evrak, değeri zimmetsiz evrak
olarak teslim alınır. Teslim alınan evrakın, kayıt işlemi yapıldıktan sonra, evrakın kaydına
dair tarih ve sayısını gösterir fiş ilgiliye verilir.
MADDE 10- (1) Posta ve zimmetle gelen evrak ile gerçek ve tüzel kişiler ile bunların
kanuni temsilcileri vasıtasıyla elden verilen her türlü evrak, Evrak Şube Müdürlüğü personeli
tarafından Müsteşarlık birimlerine ait olup olmadığı kontrol edilerek gizlilik derecesi
taşımaması halinde zarfı açılır. Zarfın üzerindeki numara ile evrakın imzasının bulunup
bulunmadığı hususu kontrol edilerek üzerindeki numara karşılaştırılır. Gelen evrakta ek adedi
belirtilmiş ise ekler sayılır, eklerinde ve numaralarında uyuşmazlık bulunan evrak elden
verilmişse ilgiliye iade edilir, posta veya kargo ile gelmişse evrak üzerine kontrol eden memur
tarafından eksiklikleri belirten bir not iliştirilir.
(2) Gizli, çok gizli, özel, hizmete özel, kişiye özel işaretli zarflar açılmadan geliş
tarihi ve alınış saati yazılarak teslim alınır.
(3) Açılan evrak tasnife tabi tutulur ve Müsteşarlık merkez birimlerinin yaptığı
hizmetlere göre ayrılır. Gelen evrakın evveliyatı varsa hangi birime gönderildiği,
Müsteşarlıktan çıkan bir yazıya cevap ise hangi birimden çıktığı araştırılarak birim kodları ile
giden evrakın çıkış sayısına göre evrak giriş kayıt işlemine tabi tutulmasını müteakip ilgili
servise gönderilir.
(4) Müsteşarlığa gelen ve konusu yönünden Müsteşarlığı ilgilendirme yen evrak
sehven açılmış ise; Evrak Şube Müdürlüğü kuryeleri tarafından zimmet karşılığı göndericiye
teslim edilir, Ankara dışında bir bölgede ise göndericiye posta vasıtası ile gönderilir.
MADDE 11- (1) Gelen evrakın ait olduğu birimin tespitinden sonra birinci sayfanın
ön kısmının sağ alt köşesine numaratörle evrak giriş tarih ve kayıt numarası verilir.
(2) Tarih ve kayıt numarası verilen evrakla ilgili detaylı bilgilerin bilgisayara
kaydından sonra gelen evrak kayıtlarının birimlere göre çıktısı iki nüsha olarak alınır. Gün
içerisinde kaydedilen evrak için saat 17:30 itibariyle genel icmal dökümü alınır.
(3) Elden verilen evrakın iş akışının düzenli gitmesini sağlamak için
bekletilmeksizin evrak kaydı yapılır ve buna ilişkin belgenin bir örneği ilgilisine verilir.
(4) İlgili birimlere gelen faksların birim amirlerince uygun görülmesi halinde, Genel
Evrak Şubesinden giriş numarası alma işlemi gerçekleştirilir. Faks evrakının aslının birimlere
ulaşması halinde, mükerrerliğin önlenmesi amacıyla, giriş numaralarının teyidi ilgili birim
tarafından yapılır. Genel Evrak Şube Müdürlüğüne gelen fakslar ilgili birimlere zim met
karşılığı bekletilmeksizin gönderilir.
(5) Gizlilik dereceli evrakın (zarf) sağ alt köşesine evrak giriş tarih ve kayıt
numarası verilir ve geldiği kurumun kayıt çıkış numarasına göre kaydı yapılır. Kayıt
yapılırken evrakın gizli olduğu belirtilir.
(6) Evrakın üzerinde acele ve çok acele ibaresi varsa, giriş numarası verilip kaydı
yapıldıktan sonra ait olduğu birimin evrak görevlisine zimmetle bekletilmeden verilir.
(7) P.T.T. veya kargo aracılığı ile gelen koli, ihbar belg eleri vb. Müsteşarlık Genel
Evrak Şube Müdürlüğü’nün görevlileri tarafından posta veya kargo işletmelerinden alınarak
birimleri tespit edilir. Kayda alındıktan sonra ilgili birime teslim edilir.
(8) Gelen evrakın genel icmal dökümü (en geç saat 17:30’da) alındıktan sonra, evrak
giriş numarası verilmez. Ancak, ivedi ve günlü yazan evrak mesai saati bitimine kadar giriş
numarası verilerek birim görevlisine zimmet karşılığı teslim edilir.
(9) Geliş numaraları birim ayrımı gözetmeksizin her sene başında 01’den başlayarak
yılın sonuna kadar birbirini takip eder.
(10) Kitap, dergi, gazete gibi kişiye özel yayın ve zarflar kayda alınmaz.
MADDE 12 - (1) Gelen evrakın bilgisa yar ortamında kaydı yapıldıktan sonra iki
nüsha çıktısı alınarak evrakla birlikte ilgili birimlere öğleden önce 10:00 -11:00 saatleri
arasında, öğleden sonra da 14:30 -16:30 saatleri arasında zimmet karşılığı teslim edilir. Birim
evrak memurları, gönderilen evrakın kontrolünü yaptıktan sonra çıktıya, teslim alınan tarih ile
ad ve soyadını yazıp imzalayarak evrakı teslim alır. Bu listeler Genel Evrak Şube Müdürlüğü
tarafından zimmet defterleri ile birlikte dosyalanıp muhafaza altına alınır.
(2) Gelen evrakın üzerinde ivedi, günlü acele, çok acele ve süreli acele ibaresi varsa
geliş tarihi ve teslim alındığı saat yazılarak kaydı yapıldıktan sora bekletilmeksizin zimmet
defteri ile ilgili birime teslim edilir.
(3) Müsteşarl ığa gelen ve birimi tespit edilen gizli ibareli zarflar açılmadan bu
Yönergenin 11/5 maddesine göre kaydı yapıldıktan sonra ilgili birime, birim belirtilmeyen
evraklar da evrak senedi doldurularak senetle birlikte Müsteşarlık Makamına gönderilir. Bu
senetler, Genel Evrak Şube Müdürlüğü tarafından muhafaza altına alınır.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Giden Evraka Yapılması Gereken İşlemler
MADDE 13- (1) Müsteşarlığımız merkez birimlerinden çıkan tüm dış yazışmalar ve
onayların Genel Evrak Şube Müdürlüğü’ne birim görevlileri tarafından, Müsteşarlık
personelini ilgilendiren özel yazışmaların da ilgili personel tarafından en geç saat 17:30’a
kadar teslim edilmesi gerekir.
(2) Ancak, ivedi, günlü acele, çok acele ve faks yazan evraka mesai saati bitimine kadar
çıkış numarası verilir ve birim görevlisine zimmet karşılığı teslim edilir.
(3) Müsteşarlığımız birimlerinden kaydı yapılarak gönderilen evrakın imzalı olup
olmadığı, eklerinin tam olup olmadığı; birim kodu ile dosya numarasının bulunup
bulunmadığı; gönderildiği yer, tarih, gönderiş şekli (gizli, çok gizli, özel, hizmete özel, kişiye
özel, ivedi, çok ivedi, günlü, acele posta servisi, iad eli taahhütlü, resmi taahhütlü, normal,
matbu, koli vb) olup olmadığı gibi hususlar kontrol edilerek teslim alınır. Noksanlık tespiti
halinde evraka numara verilmeden birimine iade edilir.
(4) Evrak çıkış servisince, teslim alınan e vrakın ön yüzündeki başlığın altındaki
boşluğa numaratörle çıkış tarih sayısı verilir. Yazının aslı, elden evrak servisine verilir . Bir
nüshası da Genel Evrak arşivinde saklanmak üzere alıkonulur, diğer nüshaları dosyasına
iliştirilerek bilgisayarda kapatma işlemini müteakip birimlere gönderilir.
(5) Müsteşarlık birimlerince, lüzumu halinde kapalı zarfla çıkış almak üzere
gönderilen çok gizli, gizli, özel, hizmete özel, kişiye özel gibi evraka ait zarfın üzerine, evrak
çıkış numarası verilir. Evr akın bir nüshasının Genel Evrak arşivinde saklanması amacıyla,
yazının içeriği saklanmış fotokopisi muhafaza edilir.
(6) Çıkış numaraları birim ayrımı gözetmeksizin her sene başında 01’den
başlayarak yılın sonuna kadar birbirini takip eder.
(7) Müsteşarlıktan çıkan Onayların çıkış işlemi yapıldıktan sonra asılları birimlere
elden verilir. Onay kopyalarından bir adedi Hukuk Müşavirliği Evrakına, bir adedi Özel
Kalem Evrakına gönderilir. Bir adedi de Genel Evrak Şube Müdürlüğ ünde cilt haline
getirilmek üzere saklanır.
(8) Müsteşarlık personelini ilgilendiren pasaport, yolluk, harcırah gibi evrak 3
nüsha olarak hazırlanarak çıkış almak üzere Genel Evrak Şubesi’ne verilir. Genel Evrak
Şubesince çıkış numarası verilmesini müteakip, Genel Evrak Arşivinde saklanmak üzere
alıkonulan evrakın aslına “imza karşılığı teslim edilmiştir” ibaresi yazılarak yazının aslı
ilgiliye teslim edilir, diğer nüshası ilgili birime gönderilir.
MADDE 14- (1) Müsteşarlığımız birimlerinden çıkan ve Genel Evrak Şubesine teslim
edilen evrakın çıkışı ile ilgili olarak;
a) (1) P.T.T. ile gönderilen evrakın en geç saat 15:30’a kadar
işlemleri gerçekleştirilir. Elden teslim edilmeyen evrak; taahh ütlü, iadeli taahhütlü, haber
alma, yurt içi, yurt dışı ve basılmış kağıt olmak üzere tasnif edildikten sonra evrakın
içeriğinde gizli, kişiye özel, acele ve süreli, hizmete özel vb. terimler bulunması halinde adres
zarflarının üzerine bu ifadeleri belirte n kaşeler vurulur.Zarfların üzerindeki adresler kontrol
edildikten sonra bandrol numarası ile föy defterine kayıt edilip ağırlığına göre ücret
makinesinden geçirilerek P.T.T. şubesine teslim edilir.
(2) Kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişi ler adına çıkan yazılar Genel
Evrak Şubesi’nin uygun görmesi halinde, posta ücretinin kendilerince karşılanması suretiyle
acele posta servisi (APS) ile gönderilebilir.
(3) P.T.T. ile gönderilen evraka ilişkin föylerden 3 adet düzenlenir, bunların iki tanesi
P.T.T. şubesinde, bir tanesi de Genel Evrak posta servisinde ay sonunda ciltlenmek ve arşivde
saklanmak üzere muhafaza altına alınır.
(4) Genel Evrak Şubesi posta servisinden giden ve adresinde bulunamayarak iade
edilen evrak hakkında bilgisayarda iade kaydı yapılır ve zimmetle ilgili birime gönderilir.
(5) Dış Ticaret Kontrolörleri Kurulu Başkanlığı tarafından gönderilen evrakın,
zarflanmış ve zarfların üzerine adresleri yazılmış olarak Genel Evrak posta işlemleri servisine
zimmetle teslimini müteakip postalama işlemi yapılır.
b) (1) Kurye ile gönderilen evrak: Müsteşarlık birimlerinden, kamu kurum ve
kuruluşlarına hitaben yazılan ve Genel Evrak Şubesine çıkış almak üzere saat 11:00’a kadar
gönderilen evrak aynı gün, bu saatten sonra gönderilen evrak ise ertesi gün imza karşılığı
teslim edilir. Ancak, Genel Evrak Şube Müdürünün uygun görmesi halinde acele olan
evrakın teslimi aynı gün mesai saati bitimine kadar yapılabilir.
(2) Resmi olmayan, kişiye ait özel mektup, bayram tebr iki vb. yazışmalar Genel
Evrak Servisinden gönderilemez.
MADDE 15- (1) Müsteşarlık merkez birimlerinden,
a) Kamu kurum ve kuruluşlarına hitaben yazılan yazılar, ilgili kurum ve kuruluşlarca
görevlendirilen personele zimmetle,
b) Gerçek kişiye hitaben yazılan yazılar, kişinin kimliğini ispat etmesi halinde,
c) Tüzel kişilere yazılan yazılar, tüzel kişiliği temsile yetkili olduğunu belgeleyen,
son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi veya bu hususları belirten belgeler ile tüzel
kişiliğin noter tasdikli imza sirkülerini beyan etmesi halinde,
d) Gerçek veya tüzel kişiler adına çıkan yazıların elden alınmasına yönelik vekil tayin
edilmesi durumunda, noter tasdikli vekaletname ile noter tasdikli imza sirkülerinin aslını ibraz
etmesi halinde,
elden evrak zimmet defterine ilgilinin bilgileri işlenerek imza karşılığında en geç saat 14:00’a
kadar elden teslim edilir. Aynı gün elden çıkış işlemleri alınmayan evrak, posta servisine
gönderilir.
MADDE 16- (1) Müsteşarlığa girişi yapılan ve birimlerce sonuçlanan evrakın çıkışları
hakkında bilgi alınabilmesi için Müsteşarlıkça belirlenen telefonlardan evrak hakkında bilgi
verilmek üzere Alo Evrak Hattı kurulmuştur. Genel Evrak Şube Müdürlüğünden
görevlendirilen bir memur tarafından evrakın giriş ve çıkış tarihleri ile halen hangi birimde
olduğu hakkında bilgi verilir.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Son Hükümler
MADDE 18 - (1) Bu Yönergeye ilişkin her türlü düzenlemeyi yapmaya ve ortaya
çıkabilecek ihtilafları sonuçlandırmaya Müsteşarlık yetkilidir.
MADDE 17- (1) Bu Yönerge 11/01/2007 tarihinden geçerli olmak üzere yürürlüğe girer.